In SIDOMO können beliebig viele Anreden in Form von Bausteinen verwaltet werden, um Nutzer, Objekteigentümer und Lieferanten korrekt anschreiben zu können. Innerhalb der Anreden können Platzhalter für Nachname (N), Vorname (V), Zusatz (Z) und Titel (T) verwendet werden. Die Nummer nach dem Platzhalter referenziert auf den jeweiligen Ansprechpartner des Stammsatzes.
Im Adressfeld des Word-Serienbriefs werden folgende Seriendruckfelder verwendet...
•Adressanrede (diese wird hier definiert)
•Straße
•PlzOrt
•Staat
Als Briefanrede des Word-Serienbriefs wird folgendes Seriendruckfeld verwendet...
In den Ansprechpartnern wird die jeweilige Adress- bzw. Briefanrede referenziert.
Wird eine Anrede abgeändert, so wird diese Änderung in sämtlichen referenzierenden Ansprechpartnern Anwendung finden. Aus diesem Grund ist das nachträgliche Bearbeiten vorhandener und verwendeter Anreden mit äußerster Vorsicht vorzunehmen!
Ebenso sollte auch das Hinzufügen neuer Anreden mit Bedacht erfolgen, da die Übersichtlichkeit ansonsten leiden kann.
Grundsätzlich stehen die 4 Platzhalter/Variablen je Ansprechpartner zur Verfügung. Die Zahl/Ziffer hinter dem Buchstaben steht für die Nummer des Ansprechpartners. Auf leere Platzhalter folgende Leerzeichen werden automatisch im Export entfernt.
Variable
Inhalt
<<T1>>
Feld Titel des 1. Ansprechpartners
<<V1>>
Feld Vorname des 1. Ansprechpartners
<<N1>>
Feld Nachname des 1. Ansprechpartners
<<Z1>>
Feld Zusatz des 1. Ansprechpartners
...
<<T99>>
Feld Titel des 99. Ansprechpartners
<<V99>>
Feld Vorname des 99. Ansprechpartners
<<N99>>
Feld Nachname des 99. Ansprechpartners
<<Z99>>
Feld Zusatz des 99. Ansprechpartners
Hinweis:
Vermeiden Sie die Verwendung eines evtl. vorhandenen akademischen Titels (bspw. Dr., Prof. oder Prof. Dr. usw.) im Feld Vorname oder Nachname. Entweder wird der akademische Titel in die Adress- bzw. Briefanrede selbst integriert (Variante 1) oder in das Feld Titel eingetragen und nur noch in der Anrede referenziert (Variante 2).
Dies hätte den Vorteil, dass die Anrede auch für Ansprechpartner mit beliebigem Titel und selbst für Ansprechpartner ohne Titel verwendet werden kann"
Variante 1:
In der Adressanrede wählen Sie (bspw. Frau Dr. <<V1>> <<N1>>) und in der Briefanrede (bspw. Sehr geehrte Frau Dr. <<N1>>) aus.
Variante 2 (empfohlen!)
Geben Sie im Titel Dr. ein und in der Adressanrede wählen Sie (bspw. Frau <<T1>> <<V1>> <<N1>>) und in der Briefanrede (bspw. Sehr geehrte Frau <<T1>> <<N1>>) aus. Sollte kein Titel im Ansprechpartner hinterlegt sein, so wird der Platzhalter inklusive Leerzeichen automatisch aus der Adress- bzw. Briefanrede entfernt.
Grundsätzlich ist es schwierig auf einen Blick zu erkennen, ob Anreden überhaupt verwendet (also von Nutzern, Objekteigentümern und Lieferanten referenziert) werden.
Dies kann jedoch sinnvoll und erforderlich sein, um im Laufe der Jahre angesammelte Anreden bereinigen zu können.
Aus der Adress- und Briefanrede kann eine Übersicht über den Menüpunkt Drucken > Anreden aufgerufen werden, aus dem die Anzahl der referenzierenden Datensätze hervorgeht. Anhand dieser Liste kann weiterführende Bereinigung vorgenommen werden.
Löschen nicht benötigter Anreden
Nicht referenzierte und zusätzlich nicht mehr benötigte Anreden können direkt gelöscht werden. Sollte doch noch eine Zuordnung bestehen, würde dies mit einer zusätzlichen Abfragedialog quittiert werden.
Sollten Anreden Zuordnungen von Nutzern, Objekteigentümern und/oder Lieferanten enthalten, so sollten diese in jedem Fall zuerst aufgehoben werden! Dies hat in den Stammsätzen zu erfolgen. Dazu stehen in den jeweiligen Auswahlformularen entsprechende Selektionsfelder zum Filtern bestimmter Adress- und Briefanreden zur Verfügung.
Zusammenfassen ähnlicher Anreden
Ähnliche Anreden mit identischer Funktionalität können zusammengefasst werden.
Dazu werden die gewünschten Anreden einfach markiert. Die zuletzt markierte Anrede (gekennzeichnet mit ) wird als zukünftige Anrede verwendet.
) wird als zukünftige Anrede verwendet.
