In SIDOMO 2025 steht in den Bearbeitungsformularen der Stammdaten ein separates Register Archiv zur Verfügung.
Es bildet eine Art Direktansicht des Ordnerinhalts. Dokumente können direkt aus diesem Fenster aufgerufen werden, ohne vorher den Archivordner aufrufen zu müssen. Zudem kann schnell auf die übergeordneten Archivordner zugegriffen werden (bspw. könnte aus dem Nutzerstamm direkt in den Objektordner gewechselt werden).
•Liveansicht des Ordnerinhalts
•Zugriff auf übergeordnete Archivordner
•Direkter Aufruf von Dokumenten
•Zugriff auf Stamm- und Buchhaltungsarchiv (Firma/Objekt)
Grundsätzlich ist es ist in sämtlichen Programmteilen der Stammdaten vorhanden, bei denen bisher schon ein individueller Archivordner zugeordnet werden konnte.
Das Archiv wird in ein Stammdatenarchiv (bisher schon verfügbar) und ein Buchhaltungsarchiv geteilt. Das Buchhaltungsarchiv wird in erster Linie für die in den Buchungen referenzierten Dokumente (i.d.R. werden hier die eingescannten Rechnungen im Feld Referenz-ID verknüpft) verwendet.
SIDOMO unterstützt diverse Konstellationen für das Buchhaltungsarchiv...
•identisch mit Stammdatenarchiv
•separat und außerhalb des regulären Stammdatenarchivs
•unterhalb des Firmen-Archivpfades
•unterhalb des Objekt-Archivpfades
•wahlweise mit einem 4-stelligen Jahr als Unterordner
Beispiel Parameterdatei
Einstellungen per Parameterdatei (soweit vorhanden)
In der Parameterdatei wird in ein Stammdatenarchiv "ArchivStammPfad" und ein Buchhaltungsarchiv "ArchivBuchPfad" separiert. Beide Einträge erhalten dasselbe Verzeichnis und können im Anschluss geändert werden.
Diese Einstellungen sind nur bei Verwendung einer Parameterdatei relevant. Ansonsten werden diese Einstellungen unter "Extras > Optionen > Verzeichnisse" vorgenommen".
Optionen - Verzeichnisse
Optionen: Register Verzeichnisse (soweit keine Parameterdatei verwendet wird)
In den Optionen können jeweils eigene Pfade für das Stammdatenarchiv "Archiv (Stamm)" und das Buchhaltungsarchiv "Archiv (Buchh.)" definiert werden.
Beispiel:
Beispiel für "Archiv (Stamm)":
C:\SIDOMO\Archiv\Stammdaten
Beispiel für "Archiv (Buchh.)":
C:\SIDOMO\Archiv\Buchhaltung
(beide Verzeichnisse können aber auch identisch sein)
Optionen - Verzeichnisse
Optionen: Register Archiv > Ordner
Die objektspezifischen Archivordner können ebenfalls für ein Objekt-Stammdatenarchiv "Objekt (Stamm)" und ein Objekt-Buchhaltungsarchiv "Objekt (Buchh.)" vorgegeben werden. Die hier vordefinierten Archivordner gelten nur für neu angelegte Datensätze. Neuen Datensätzen werden die hier definierten Archivpfade automatisch eingetragen. Eine Änderung auf diesem Register wirkt sich nicht auf schon vorhandene Stammdatensätze aus!
Der Platzhalter <<Jahr>> steht zudem für folgende Archive zur Verfügung:
•Objekt-Ansprechpartner
•Objekt-Abrechnung
•Objekt-Buchhaltung
Beispiel:
Beispiel für unterschiedliche Archivpfade:
"Objekt (Stamm)": Objekt <<ObjektStrasse>>
"Objekt (Buchh.)": Objekt <<ObjektStrasse>>\Rechnungen\<<Jahr>>
Beispiel für identische Archivpfade:
"Objekt (Stamm)": Objekt <<ObjektStrasse>>
"Objekt (Buchh.)": Objekt <<ObjektStrasse>>\<<Jahr>>
(nur Modul Archiv oder Office Plus)
Firma - Reg. Archiv
Firma: Register Archiv
Bei Bedarf kann im Firmenstamm ein Stammdatenarchiv und ein Buchhaltungsarchiv angelegt werden. Das Buchhaltungsarchiv kann mit dem Platzhalter <<Jahr>> für das 4-stellige Jahr versehen werden.
Objekt - Reg. Archiv
Objekt: Register Archiv
Bei Bedarf kann im Objektstamm ein Stammdatenarchiv und ein Buchhaltungsarchiv angelegt werden. Das Buchhaltungsarchiv kann mit dem Platzhalter <<Jahr>> für das 4-stellige Jahr versehen werden.
Beispiel: Register "Archiv" im Objektstamm
Bitte lesen Sie die weiteren Hinweise zur Archivierung unter Das SIDOMO Archiv.
Der Hauptordner (in unserem Beispiel C:\Sidomo 2025.00.00\Archiv) wird im Register Extras > Optionen > Verzeichnisse in den Einträgen Archiv (Stammdaten) und Archiv (Buchhaltung) definiert. In der Parameterdatei (siehe Extras > Optionen > Parameter) muss die Definition der Hauptarchivordner vorgenommen werden.
Unterordner:
Der firmenspezifische Stammdatenordner (in unserem Beispiel Firma 900) wird hier eingetragen.
WICHTIG:
Falls Sie keinen Ordner eintragen, werden sämtliche Ausdrucke / Listen / Wordbriefe / Exceltabellen usw. automatisch im Hauptarchivordner abgespeichert. Wir empfehlen Ihnen daher, unbedingt Firmenordner und/oder Objektordner anzulegen!
Buchhaltungsarchiv der Firma
Hauptordner:
Der Hauptordner (in unserem Beispiel C:\Sidomo\Archiv) wird unter Extras > Optionen > Verzeichnisse in den Einträgen Archiv (Buchh.) eingestellt. Soweit eine Parameterdatei (siehe Extras > Optionen > Parameterdatei) verwendet wird, so kann in dieser die Definition der Archiv Hauptarchivordner vorgenommen werden.
Unterordner:
Bei Bedarf kann hier ein abweichender firmenspezifischer Buchhaltungsordner (in unserem Beispiel Firma 900\Buchhaltung > also unterhalb des regulären Firmenarchivs) wird hier eingetragen. Er kann außerhalb oder innerhalb des Firmenarchivordners liegen bzw. gleichlautend sein.
Tipp:
Im Objektarchivordner kann wahlweise ein variables Jahr durch den Platzhalter <<Jahr>> angegeben werden, der dann auch automatisch vorgeschlagen wird.
Welche Programmteile beinhalten ein separates Archivregister?
