Programmteil
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Was kann hier geprüft werden?
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Differenzenliste (sehr häufig)
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In einer WEG werden sämtliche Positionen auf die Eigentümer umgelegt. Ausnahmen dürften nur Transferbuchungen sowie sich innerhalb der Rücklage kumulierende Zinsen, Steuern & Soli bilden.
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Nicht umlagefähige Positionen
Als nicht umlagefähige Positionen dürften nur bestimmte Konten einen Saldo im Wirtschaftsjahr aufweisen...
a)Rücklagekonten werden als Bankkonto geführt und gebucht
=> In diesem Fall dürften nur die Konten Zinsen, Steuern und Soli der Rücklagekonten einen Saldo im Wirtschaftsjahr aufweisen.
b)Rücklagekonten werden als Rücklage geführt und nicht gebucht
=> In diesem Fall dürften nur die Konten Zinsen, Steuern, Soli sowie die Transferkonten für die Übertragung auf bzw. vom Rücklagekonto erscheinen
Sämtliche anderen Positionen sind mindestens sehr verdächtig.
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Zinsen, Steuer, Soli = Beträgen der Soll-Rücklage
•Die in der Differenzenliste erscheinenden Positionen für Zinsen, Steuern und Soli müssen identisch mit den Beträgen des Rücklagestamms, insbesondere denen der Soll-Rücklage sein. |
Vermögensstatus (häufig)
a)als Bestandteil der Abrechnung
b)als separate Auswertung (Bestandteil der Zusatzauswertungen) |
Im Vermögensstaus selbst können häufige Fehlerquellen festgestellt werden. Nicht selten können insbesondere bei erstmaliger Erstellung des Vermögensstatus nutzerbezogene Rückstände bzw. Überzahlungen festgestellt werden, deren Bestehen jedoch inhaltlich nicht gerechtfertigt sind.
Folgende Prüfreihenfolge bietet sich an...
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Abgrenzungen plausibel?
•objektbezogene Abgrenzungen
•nutzerbezogene Abgrenzungen
Abgrenzungen werden textlich mit bis zum/nach dem Stichtag erhalten/bezahlt aufgelistet und stellen periodenfremde Zahlungsflüsse dar. Ob diese plausibel sind, ist vom Anwender zu prüfen.
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Nutzerbezogene Rückstände bzw. Überzahlungen plausibel?
•Rückstände/Überzahlungen auf Einzelkonten (10-19)
•Rückstände/Überzahlungen auf Unterkonten (1-9)
•Rückstände bzw. Überzahlungen auf Einzelkonten umfassen Abrechnungsbuchungen bis zum Vor-WJ sowie alle übrigen Positionen der Konten von 10-19 unabhängig des Wirtschaftsjahres. Ob diese plausibel sind, ist vom Anwender inhaltlich zu prüfen.
•Rückstände bzw. Überzahlungen auf Vorschusskonten sollten verhältnismäßig selten vorkommen, da diese über den Saldenausgleich ausgebucht werden. Lediglich Fehlbeträge auf Vorschüssen von Alt-Eigentümern werden im Abrechnungsmodus nur eine Abrechnung je Einheit für den Eigentümer zum Stichtag nicht ausgebucht, da der Alt-Eigentümer weiterhin Schuldner bleibt. Bei einer Prüfung kann man sich auf diese Positionen konzentrieren. Häufige Ursache sind Offene Posten denen noch unverbuchte Zahlungsträger zugeordnet sind und aufgrund dessen beim Saldena0usgleich unberücksichtigt bleiben. |
Sonstige Abweichungen zum Vorjahr
•Wird eine Abweichung zum Vorjahresstatus festgestellt, so sollte verstärktes Augenmerk auf Positionen gerichtet werden, die im Vorjahresstatus nicht bzw. in abweichender Höhe erscheinen. Bankkonten, Rücklagen und Abrechnungsergebnisse sind hiervon natürlich ausgenommen, da deren Beträge zwangsläufig abweichen. |
Fremdeinnahmen im Rücklagestamm (häufig)
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Im Rücklagestamm als Fremdeinnahmen erfasste Zuführungen werden den Eigentümern nicht belastet. Diesen müssen also echte Einnahmen gegenüberstehen, die wiederum den gleichen Saldo aufweisen. Ein entsprechendes Konto mit einem Einnahmesaldo muss dem Rücklagekreis zugeordnet werden.
Sowohl die Fremdeinnahme als Zuweisung zur Rücklage (positives Vorzeichen) als auch die Fremdeinnahme als physische Einnahme (negatives Vorzeichen) sollten sich in B. Einzelabrechnung in der Rubrik IV. Rücklage wiederfinden.
Abweichungen in den Fremdeinnahmen müssten in aller Regel einen Saldo in der Abrechnungsrubrik H. Kontrollrechnung des WJ nach sich ziehen.
Zuführungen aus Fremdeinnahmen müssen also den physisch echten Einnahmen 1:1 entsprechen!
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Kontoauszug (weniger häufig)
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Abweichungen zum Vorjahresstatus können auf Buchungen basieren, die nach dem Berechnen bzw. Verbuchen der Abrechnung entweder mit einem früheren Belegdatum oder früheren Wirtschaftsjahr erfolgten. Wann eine Abrechnung berechnet bzw. verbucht wurde kann unter dem Menüpunkt Abrechnung > Abrechnung > Buchen bei gewähltem Modus ganz oder teilweise gebucht eingesehen werden.
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Buchungen mit Bearbeitungsdatum nach Datum Abrechnung berechnen
Wählen Sie folgende Einstellungen im Kontoauszug und anschließend auf Anzeige...
•Kontoauszug für Objekt
•Feld Datum auf Bearbeitungsdatum umstellen
•Von-Datum mit folgendem Datum füllen: Abrechnung berechnet zzgl. 1 Tag
•Bis-Datum leeren
•alle Buchungstypen aktivieren
Werden nun Buchungen angezeigt mit (ggf. entsprechend sortieren)...
a)einem schon abgerechneten Wirtschaftsjahr, dann dürften hier ausschließlich die Abrechnungsergebnisse, der Saldenausgleich sowie die Umbuchung der Rundungsdifferenzen erscheinen
b)einem Belegdatum bis zum gewählten Stichtag, dann dürfte hier ausschließlich die Umbuchung der Rundungsdifferenzen erscheinen.
Sämtliche übrigen Buchungen wären demnach mindestens verdächtig, da diese nach dem letztmaligen Berechnen eines abgerechneten Wirtschaftsjahres erfasst oder bearbeitet wurden!
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Buchungen mit Bearbeitungsdatum nach Datum Abrechnung buchen
Wählen Sie folgende Einstellungen im Kontoauszug...
•Kontoauszug für Objekt
•Feld Datum auf Bearbeitungsdatum umstellen
•Von-Datum mit dem Datum Abrechnung gebucht zzgl. 1 Tag füllen
•Bis-Datum leeren
•Wirtschaftsjahr mit kleiner als Wirtschaftsjahr des Vergleichsjahres
•alle Buchungstypen aktivieren
•anschließend auf Anzeige
Werden nun Buchungen angezeigt mit (ggf. entsprechend sortieren)...
a)einem schon abgerechneten Wirtschaftsjahr, dann dürften hier ausschließlich die Abrechnungsergebnisse, der Saldenausgleich sowie die Umbuchung der Rundungsdifferenzen erscheinen
b)einem Belegdatum bis zum gewählten Stichtag, dann dürfte hier ausschließlich die Umbuchung der Rundungsdifferenzen erscheinen.
Sämtliche übrigen Buchungen wären demnach mindestens verdächtig, da diese nach dem Verbuchen eines abgerechneten Wirtschaftsjahres erfasst oder bearbeitet wurden!
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Rücklagen: (weniger häufig)
Saldo der Rücklagen-Überträge ungleich Null
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Wird in der Abrechnungsrubrik E. Darstellung der Soll- & Ist-Rücklage unter II. Soll-Vermögen die zusätzliche Zeile SALDO DER ÜBERTRÄGE UNGLEICH NULL dargestellt, so wurden im Rücklagenstamm nur einseitige Übertrage erfasst.
Der Saldo aus Zu- und Abgängen muss null betragen. Überträge können positiv (positives Vorzeichen = Abgang) und negativ (negatives Vorzeichen = Zugang) erfasst werden.
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Abrechnung: (eher selten)
Gesamt- = Einzelabrechnung
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Gesamtergebnis muss identisch sein
Das Gesamtergebnis der Gemeinschaft in der Gesamtabrechnung (Summe letzte Spalte in der Rubrik IV. Zusammenfassung) und in der Einzelabrechnung (Summe erste/mittlere Spalte in der Rubrik IV. Zusammenfassung > Abrechnungssaldo) müssen identisch sein.
Abweichungen können auf nicht oder nicht vollständig abgerechnete Positionen zurückzuführen sein (analog in Differenzenliste nachvollziehbar) oder aber auf nicht abgerechnete Vorschüsse hindeuten.
Auf letztere ist besonderes Augenmerk zu legen. Es könnte sich um folgende Zahlungen (nur Zahlungen für abgerechnetes Wirtschaftsjahr) handeln...
a)eines nicht abgerechneten Eigentümers
b)eines nicht abgerechnetes Vorschusskontos |
Soll-Rücklagen ohne Umlageschlüssel (selten)
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SIDOMO erlaubt die Anlage von Soll-Rücklagen, ohne diesen zwangsläufig einen Umlageschlüssel zuordnen zu müssen.
Problematisch wird dies, wenn Zuführungen oder Entnahmen > also abrechnungsrelevante Positionen > für diese Rücklagen erfasst wurden. Genau diese Positionen werden im Vermögensstatus zu einer Abweichung führen! Dies ist daher grundsätzlich zu vermeiden.
Fallen für diese Rücklagen Zinsen, Steuern, Soli oder Gebühren an, werden diese ebenfalls nicht dem Eigentümer anteilig ausgewiesen. Dies zieht zwar keine SIDOMO-Folgefehler nach sich, führt jedoch zur inhaltlichen Anfechtbarkeit.
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nach erfolgtem Berechnungslauf eingeblendet, existieren Zahlungsträger für das abgerechnete Wirtschaftsjahr.