SIDOMO - Hilfe
Weitere Zusatzmodule... |
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Datenbank-Sicherheit (Verschlüsselung d. Datenbank & d. Datenverkehrs) |
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Vorgangsverwaltung inkl. SIDOMO-Phone
Die Vorgangsverwaltung ermöglicht Ihnen nahezu sämtliche Vorfälle zu verwalten, die im Rahmen Ihrer Verwaltungstätigkeit anfallen. Hierzu zählen bspw. die Überwachung von immer wiederkehrenden Wartungsarbeiten, die Durchführung von Terminarbeiten Ihrer Handwerker, umfassende Sanierungsmaßnahmen mit Teilabschnitten, die Meldungen Ihrer Mieter oder Eigentümer, usw. Im Rahmen der Vorgangsverwaltung können Sie die angefallenen und durchgeführten Tätigkeiten (Telefonat geführt mit ..., Fax geschrieben an ..., Brief geschrieben an..., Vorort-Termin mit ... usw.) als Journaleintrag direkt bei einem Vorgang vermerken. Sie können beliebig viele Teilvorgänge und Journaleinträge je Vorgang erfassen. Über die Export-Funktion können Sie die zugehörigen Stammdatensätze in einen Musterbrief übertragen lassen (siehe auch Extras > Vorgangsverwaltung).
Merkmale |
Allgemein •Hauptvorgang in beliebig viele Teilvorgänge teilbar •Beliebig viele Bearbeiter je Teilvorgang •Erstellen von Vorlagen für zukünftige Vorgänge •Direktzugriff auf Vorgänge über den Navigationsbereich •Chronologische Erfassung von Journaleinträgen/Arbeitsschritten •Benutzerspezifische Anlage und Weiterleitung von Vorgängen Weitere Funktionalitäten: •Über 30 Filter für die Auswahl der Vorgänge •Alte Vorgänge bleiben zwecks Nachverfolgung erhalten •Nahezu beliebig viele Verknüpfungsvarianten |
Als optimale Ergänzung zu dem Modul Vorgangsverwaltung können Sie über SIDOMO-Phone eingehende Anrufe direkt identifizieren, eine Telefonnotiz erfassen und direkt einen Bearbeitungsvorgang.
Die technischen Voraussetzungen zum Einsatz dieses Moduls sollten Sie vorher mit unserer Entwicklungsabteilung abklären!
Merkmale |
•Automatische Anrufererkennung auf Basis der hinterlegten Stammsätze (Mieter, Eigentümer, Lieferanten) •Direkter Aufruf des Kontoauszuges bzw. der Offenen-Posten-Liste des Mieters/Eigentümers •Direkte Neuanlage eines Anrufer bezogenen Vorgangs |
Das Modul Zusatzauswertungen bietet Ihnen die Möglichkeit, verschiedene weitergehende Buchungsauswertungen durchzuführen. So können Sie bspw. einen Vermögensstatus für eine Wohnungseigentümergemeinschaft erstellen. Der Vorjahresvergleich eines beliebigen Zeitraums oder Wirtschaftsjahres erlaubt Ihnen die Gegenüberstellung von bis zu 4 unterschiedlichen Buchungsperioden in einer Auswertung!
Um im laufenden Geschäft die bisher getätigten Zahlungen mit den kalkulierten Plan-Zahlen zu vergleichen, steht Ihnen der Plan-Ist-Vergleich zur Verfügung. Der Objektvergleich ermöglicht Ihnen die Gegenüberstellung der Aufwendungen/Erträge zwischen beliebig wählbaren Objekten untereinander. Sie können sowohl absolute Werte als auch relative Werte im Verhältnis zu einem beliebigen Verteilerschlüssel (bspw. Wohn-/Nutzfläche) auswerten.
Folgende Auswertungen sind im Modul Zusatzauswertungen enthalten:
•Vermögensstatus (Bilanzform und einfache Form)
•Objektvergleich
•Plan-Ist-Vergleich
•Budget-Saldo-Vergleich
•Vorjahresvergleich Zeitraum
•Vorjahresvergleich Wirtschaftsjahr
•Verwalterabrechnung
Merkmale |
Vermögensstatus: •Ermittlung des Vermögens •Verprobung der Soll-Rücklage (Vermögen) Objektvergleich: •Vergleich zwischen Objekten •Absolute und QM-Kosten Plan-Ist-Vergleich •Paralleler Vergleich auf das Kalenderjahr und den abgelaufenen Zeitraum gemäß Hochrechnung Vorjahresvergleich Zeitraum •Vergleich von 4 unterschiedlichen Buchungsperioden |
Office Plus inkl. SIDOMO-Archiv
Das Modul Office Plus wurde primär für die Erweiterung bestehender Word-Exporte und zur Optimierung der Archivierungsmöglichkeiten konzipiert.
Unter anderem beinhaltet dieses Modul folgende Funktionen:
•Erweiterung des Word-Exports
Erstellen eines Abrechnungsbriefs mit Anschreiben + Abrechnung + Wirtschaftsplan + ESt.‑Abzug + Tagesordnung + Vollmacht (ein Beispiel von diversen Möglichkeiten > auch für Duplexdruck)
•E‑Mail-Versand
Erstellen und Versenden von Dokumenten als E‑Mail-Anhang
•Archivierung im PDF-Format
Archivieren erstellter Word-Dokumente PDF-Dokument
•Archivierung als Einzelbrief
Archivieren erstellter Word-Dokumente je Nutzer, je Lieferant, je Objekteigentümer in deren Archivordner
•Anlage einer Archivstruktur
Anlegen einer globalen Ordnerstruktur für vorhandene und zukünftige Stammdaten
Erweiterung der Exportfunktion
Um einem Mieter eine vollständige Jahresabrechnung zusenden zu können, müssen Bestandteile wie das Anschreiben, die Abrechnung, der Kontoauszug der Vorauszahlungen, die neuen angepassten Vorauszahlungen, der Ausweis gemäß §35a EStG teilweise einzeln ausgedruckt und im Anschluss von Hand einsortiert werden. Wohnungseigentümer benötigen zusätzlich den Wirtschaftsplan, die Tagesordnung und die Vertretungsvollmacht für die Eigentümerversammlung.
Mit dem Zusatzmodul Office Plus sind Sie nunmehr in der Lage, diese bisherigen "Einzel-Bestandteile" in ein einziges Word-Dokument zu integrieren. Dadurch entfällt das zeitintensive zusammenzuführen der einzelnen Ausdrucke. Einzig die Heizkostenabrechnung müsste noch einsortiert werden.
Unter anderem beinhalten folgende Programmteile die erweiterten Exportfunktionalitäten:
•E/A-Abrechnung für Objekteigentümer
•Kontostände für Objekteigentümer (objektbezogene E-A-Abrechnung)
•Nebenkostenabrechnung für Mieter
•Hausgeldabrechnung für Wohnungs- und Teileigentümer
Merkmale |
Duplexfunktionalität und erweiterte Steuerung über Word-Tags Durch die optimierte Duplexfunktionalität, bei der bedingt Leerseiten zwischen den einzelnen Bestandteilen und zwischen den einzelnen Dokumenten eingefügt werden, können bspw. Anschreiben auf einem separaten Blatt mit Vorder- und Rückseite gedruckt werden. Archivierung von Einzelbriefen je Nutzer Für die folgend aufgeführte Korrespondenz können die Word-Exporte auch als Einzelbriefe archiviert werden. So können nun bspw. Rundschreiben an die Mieter und Wohnungseigentümer in dem nutzerspezifischen Archivordner abgelegt werden, wodurch die Korrespondenz eines Nutzers direkt in dessen Archiv nachvollzogen werden kann. Archivierung als PDF- oder DOCX-Dokument Weiterhin können Word-Dokumente über den Exportdialog "Serienbrief im Archiv speichern" und "Einzelbrief im Archiv speichern" im PDF- und DOCX-Format archiviert werden. Voraussetzung zum Archivieren als DOCX-Dokument ist der Einsatz von einer aktueller Version von MS Word. Weiterhin ist für das Archivieren als PDF-Dokument zusätzlich das Add-In "Speichern unter – PDF" erforderlich (kostenlos auf der Microsoft-Homepage verfügbar). Korrespondenz per E‑Mail Alternativ können E‑Mails für Ansprechpartner mit hinterlegter E‑Mail-Adresse erstellt werden. Alle übrigen Ansprechpartner werden automatisch für die Erstellung eines herkömmlichen Schreibens vorgeschlagen. |
Erweiterung der Archivstruktur
Das SIDOMO-Archiv bietet Ihnen eine optimale Verbindung zwischen SIDOMO und Ihrer vorhandenen Ordnerhierarchie. Hinterlegen Sie bspw. bereits in SIDOMO die entsprechenden Pfade Ihrer Objektordner und lassen Sie sich beim Erstellen eines Word-Nutzerbriefes einen Dokumententitel automatisch vorschlagen. Auf Wunsch wird der Brief in dem zugehörigen Ordner gespeichert. Auch sämtliche SIDOMO-Protokolle, die Sie bisher in ein einziges Exportarchiv gespeichert haben, werden nunmehr in die einzelnen Objektordner verteilt. Über die automatische Ansteuerung des Windows-Explorers erhalten Sie einen umfassenden Überblick der vorhandenen Dokumente. Im Leistungsumfang dieses Moduls ist zusätzlich der sog. SIDOMO-Reader enthalten, mit dessen Hilfe Sie die abgespeicherten SIDOMO-Ausdrucke lesen können, auch ohne das SIDOMO Programm installiert zu haben. Der SIDOMO-Reader kann an Dritte kostenlos weitergegeben werden.
Merkmale |
•Automatisierte Generierung eines hierarchischen und strukturierten Ordnersystems •Möglichkeit zum automatischen Abspeichern von SIDOMO-Listen und Exportdaten (Word/Excel) •Schneller Archivaufruf aus dem jeweiligen Stammsatz |
Die folgende Übersicht stellt Ihnen beispielhaft einen möglichen Aufbau der Archivstruktur dar.
Datenbank-Sicherheit (Verschlüsselung d. Datenbank & d. Datenverkehrs)
Das Modul Datenbank-Sicherheit bringt ein deutliches Plus an Sicherheit.
Die Datenbank und die gesamte Programm-Kommunikation kann auf Wunsch im Modus RC4 160-Bit verschlüsselt werden, so dass kein Unbefugter diese Daten lesen kann. Das Passwort der einzelnen Benutzer wird als MD5-Hash-Wert verschlüsselt, abgespeichert und übertragen. Sämtliche Anmeldungen in SIDOMO werden detailliert festgehalten und können nach Excel exportiert werden.
Der Administrator kann wählen, ob jeder Benutzer sich mit einem Passwort anmelden muss, welche Länge für das Passwort erforderlich ist und ob die Benutzer in festgelegten Intervallen zum Ändern des Passwortes aufgefordert werden.
Im Zusammenspiel mit dem Modul Vorgangsverwaltung wird automatisch ein Vorgang über eine erfolgte Fehlanmeldung angelegt, so dass Sie sofort über evtl. unberechtigte Zugriffe auf den SIDOMO Datenbestand informiert werden.
Highlights |
•Programm-Kommunikation im Modus RC4 (160-Bit) •Verschlüsselung der Datenbank im Modus RC4 (160-Bit) •Anmelde-Logbuch •Erweiterte Passwortsicherheit durch Festlegen der Passwortlänge und Intervallen zum Passwortwechsel •Automatische Benachrichtigung des Administrators bei fehlerhaften Anmeldungen |
Datenbank-Wartung (zeitgesteuerte Datenreorganisation)
Das Modul Datenbank-Wartung dient der zeitgesteuerten Reorganisation der Datenbank und läuft regulär auf dem Datenbankserver als Task oder Aufgabe (z.B. in der Nacht).
Vorteile auf einen Blick...
•Zeitgesteuerte Datenreorganisation
•Integration beliebig vieler Datenbanken
•Beschleunigter Datenzugriff nach Reindizierung
Tipp: |
Die Datenbank-Wartung sollte auf dem Datenbankserver als Task oder als Aufgabe eingerichtet werden, damit die Reorganisation der Datenbank zeitgesteuert ( z.B. in der Nacht ) laufen kann. Denken Sie daran, dass Datenbank-Wartung nicht zeitgleich mit der Backup-Software läuft. |
