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Der Start des Abrechnungslaufs wird direkt aus dem Auswahlformular vorgenommen.

 

Um einen automatisierten Ablauf zu ermöglichen, werden nur fällige Verwalterentgelte vorselektiert, wobei das Stichtagsdatum schon automatisch mit dem aktuellen Systemdatum vorgeschlagen wird. Dieses Stichtagsdatum kann selbstverständlich angepasst werden, um bspw. sämtliche bis zum nächsten Monatsersten fälligen Verwalterentgelte abzugreifen.
Schritt 1: Vorauswahl (Firma, Sachbearbeiter usw.)

Vor dem eigentlichen Start des Abrechnungslauf steht es dem Anwender frei eine Vorauswahl zu treffen. Beispielhafte und typische Vorauswahl-Szenarien könnten folgende Bedingungen umfassen

•Firma (für Erstellung firmenspezifischer Rechnungsnummern)

•Objekt-Gruppe

•Objekt-Sachbearbeiter (bspw. für eigene Objekte)

•Lieferant (als Entgeltempfänger)

 

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Hinweis:

Unter Umständen empfiehlt es sich, die Verwalterentgelte je Firma abzurechnen. Soweit Sie im Abrechnungslauf Rechnungen und damit auch Rechnungsnummern erzeugen, ist es evtl. besser, separate fortlaufende Rechnungsnummern je Firma zu erzeugen.
Schritt 2: Stichtag der Fälligkeit

Die automatisierte Abrechnung der Verwalterentgelte wird primär über die Fälligkeit gesteuert. Das Datum im Auswahlbereich stellt das entsprechende Fälligkeitsdatum dar, welches automatisch mit dem aktuellen Systemdatum vorgeschlagen wird. Es kann wahlweise angepasst werden, um bspw. sämtliche bis zum nächsten Monatsersten fälligen Verwalterentgelte in den Abrechnungslauf übernehmen zu können.

 

Tipp:

Die Fälligkeit wird zwangsweise vor einem Abrechnungslauf abgeprüft. Über das Fälligkeitsdatum gesperrte Verwalterentgelte automatisch ausgeschlossen. Zudem wird im Rahmen des Abrechnungslaufs der Filter Zeitraum auf alle gesetzt, wodurch auch nachschüssige Verwalterentgelte (bspw. Abrechnung im Folgemonat) zuverlässig herangezogen werden. Weitere Hinweise diesbezüglich sind unter Beispiele: Fälligkeit / Letztmals / Periode zu finden.

 

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Schritt 3: Mengenauswahl

Im Anschluss kann die Auswahl über alle, markierte bzw. das aktuelle Verwalterentgelt vorgenommen werden. Im Sinne einer Automatisierung ist die Übernahme sämtlicher vorgefilterter Verwalterentgelte empfehlenswert.

 

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