In SIDOMO 2025 steht in den Bearbeitungsformularen der Stammdaten ein separates Register Archiv zur Verfügung.
Es bildet eine Art Direktansicht des Ordnerinhalts. Dokumente können direkt aus diesem Fenster aufgerufen werden, ohne vorher den Archivordner aufrufen zu müssen. Zudem kann schnell auf die übergeordneten Archivordner zugegriffen werden (bspw. könnte aus dem Nutzerstamm direkt in den Objektordner gewechselt werden).
•Liveansicht des Ordnerinhalts
•Zugriff auf übergeordnete Archivordner
•Direkter Aufruf von Dokumenten
•Zugriff auf Stamm- und Buchhaltungsarchiv (Firma/Objekt)
Grundsätzlich ist es ist in sämtlichen Programmteilen der Stammdaten vorhanden, bei denen bisher schon ein individueller Archivordner zugeordnet werden konnte.
Das Archiv wird in ein Stammdatenarchiv (bisher schon verfügbar) und ein Buchhaltungsarchiv geteilt. Das Buchhaltungsarchiv wird in erster Linie für die in den Buchungen referenzierten Dokumente (i.d.R. werden hier die eingescannten Rechnungen im Feld Referenz-ID verknüpft) verwendet.
SIDOMO unterstützt diverse Konstellationen für das Buchhaltungsarchiv...
•identisch mit Stammdatenarchiv
•separat und außerhalb des regulären Stammdatenarchivs
•unterhalb des Firmen-Archivpfades
•unterhalb des Objekt-Archivpfades
•wahlweise mit einem 4-stelligen Jahr als Unterordner
Beispiel Parameterdatei
Einstellungen per Parameterdatei (soweit vorhanden)
In der Parameterdatei wird in ein Stammdatenarchiv "ArchivStammPfad" und ein Buchhaltungsarchiv "ArchivBuchPfad" separiert. Beide Einträge erhalten dasselbe Verzeichnis und können im Anschluss geändert werden.
Diese Einstellungen sind nur bei Verwendung einer Parameterdatei relevant. Ansonsten werden diese Einstellungen unter "Extras > Optionen > Verzeichnisse" vorgenommen".
Optionen - Verzeichnisse
Optionen: Register Verzeichnisse (soweit keine Parameterdatei verwendet wird)
In den Optionen können jeweils eigene Pfade für das Stammdatenarchiv "Archiv (Stamm)" und das Buchhaltungsarchiv "Archiv (Buchh.)" definiert werden.
Beispiel:
Beispiel für "Archiv (Stamm)":
C:\SIDOMO\Archiv\Stammdaten
Beispiel für "Archiv (Buchh.)":
C:\SIDOMO\Archiv\Buchhaltung
(beide Verzeichnisse können aber auch identisch sein)
Optionen - Verzeichnisse
Optionen: Register Archiv > Ordner
Die objektspezifischen Archivordner können ebenfalls für ein Objekt-Stammdatenarchiv "Objekt (Stamm)" und ein Objekt-Buchhaltungsarchiv "Objekt (Buchh.)" vorgegeben werden. Die hier vordefinierten Archivordner gelten nur für neu angelegte Datensätze. Neuen Datensätzen werden die hier definierten Archivpfade automatisch eingetragen. Eine Änderung auf diesem Register wirkt sich nicht auf schon vorhandene Stammdatensätze aus!
Der Platzhalter <<Jahr>> steht zudem für folgende Archive zur Verfügung:
•Objekt-Ansprechpartner
•Objekt-Abrechnung
•Objekt-Buchhaltung
Beispiel:
Beispiel für unterschiedliche Archivpfade:
"Objekt (Stamm)": Objekt <<ObjektStrasse>>
"Objekt (Buchh.)": Objekt <<ObjektStrasse>>\Rechnungen\<<Jahr>>
Beispiel für identische Archivpfade:
"Objekt (Stamm)": Objekt <<ObjektStrasse>>
"Objekt (Buchh.)": Objekt <<ObjektStrasse>>\<<Jahr>>
(nur Modul Archiv oder Office Plus)
Firma - Reg. Archiv
Firma: Register Archiv
Bei Bedarf kann im Firmenstamm ein Stammdatenarchiv und ein Buchhaltungsarchiv angelegt werden. Das Buchhaltungsarchiv kann mit dem Platzhalter <<Jahr>> für das 4-stellige Jahr versehen werden.
Objekt - Reg. Archiv
Objekt: Register Archiv
Bei Bedarf kann im Objektstamm ein Stammdatenarchiv und ein Buchhaltungsarchiv angelegt werden. Das Buchhaltungsarchiv kann mit dem Platzhalter <<Jahr>> für das 4-stellige Jahr versehen werden.
Beispiel: Register "Archiv" im Objektstamm
Bitte lesen Sie die weiteren Hinweise zur Archivierung unter Das SIDOMO Archiv.
Der Hauptordner (in unserem Beispiel C:\Sidomo 2025.00.00\Archiv) wird im Register Extras > Optionen > Verzeichnisse in den Einträgen Archiv (Stammdaten) und Archiv (Buchhaltung) definiert. In der Parameterdatei (siehe Extras > Optionen > Parameter) muss die Definition der Hauptarchivordner vorgenommen werden.
Unterordner:
Tragen Sie hier den Unterordner für dieses Verwalterentgelt ein. In aller Regel wird hier kein separater Archivordner benötigt. Der Verwaltervertrag kann bspw. auch direkt im Objektarchivordner abgelegt werden. Zudem werden erzeugte Rechnungen im Rahmen des Berechnungslaufs sowieso im jeweiligen Archivordner der zuvor gewählten Selektion (Datenbank, Firma, Objekt) abgelegt (sieh Kasten unten).
In unserem Fall wurde der spezifische Archiv-Ordner des Verwalterentgelts unterhalb eines Hauptordners für sämtliche Verwalterentgelte, der wiederum unterhalb des Firmenarchivs angelegt wurde, erfasst.
Der vollständige Ordner lautet bei uns: C:\SIDOMO\Firma 900\Verwalterentgelts\Hoher Weg 59 > 61.
Hinweis:
Beachten Sie, dass die erzeugten Rechnungen im jeweiligen Stammarchivordner gemäß der Vorselektion gespeichert werden (nur Modul "Archiv") und nicht im Archivordner des Verwalterentgelts...
Rechnen Sie die Verwalterentgelte "je Firma" (Firma im Selektionsbereich gefiltert) ab, wird das Abrechnungsprotokoll und die Rechnungen im Firmenarchiv (siehe Firma > Reg. Archiv) abgelegt. Rechnen Sie die Verwalterentgelte "je Objekt" (Objekt im Selektionsbereich gefiltert) ab, wird das Abrechnungsprotokoll und die Rechnungen im Objektarchiv (siehe Objekt > Reg. Archiv) abgelegt. Rechnen Sie die Verwalterentgelte firmenübergreifend (weder Firma noch Objekt im Selektionsbereich gefiltert) ab, wird das Abrechnungsprotokoll und die Rechnungen im Hauptarchiv (siehe Extras > Optionen > Verzeichnisse) abgelegt.
Welche Programmteile beinhalten ein separates Archivregister?
