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Vorbereitung der Nutzereinstellungen

Unter Nutzer > Register Mahnwesen werden folgende essentielle Einstellungen für das Mahnwesen getroffen

•Anzahl

•Mahnfrist

•Mahnkosten

Diese sind idealerweise objekt- bzw. firmenübergreifend einheitlich, müssen es aber nicht zwangsläufig sein. Weitere Einstellungen auf diesem Register sind in aller Regel nutzerspezifisch und können punktuell erfasst werden.

Vorbereitung der Textvorlagen

Passend zu den Mahneinstellungen des Nutzers sind fallspezifische Textvorlagen erforderlich. Ist bspw. in den Nutzern ein 3-stufiges Mahnwesen eingestellt, müssen auch sämtliche Textvorlagen für das 3-stufe Mahnverfahren (hier 6 Stück) vorhanden sein.

Schritt 1 - Auswahl der zu mahnenden Offenen Posten

Vorab kann der gewünschte und dabei nahezu frei definierbare Datenbereich (1) vorgewählt werden. In aller Regel wird im Auswahlformular der Status nur mahnbare Offene Posten (2) gewählt, um nur mahnbare Offene Posten aufgeführt zu bekommen. Anschließend werden die Daten die Schaltfläche (3) angezeigt.

Schritt 2 - Ggf. Nachbearbeitung der zu mahnenden Offenen Posten

Dieser Bearbeitungsschritt kann bspw. folgende Arbeiten (1) umfassen:

•Sperren nicht zu mahnender Nutzer (Mahnsperre) bzw. nicht zu mahnender Offener Posten (OP-Sperre)

•Nachtragen Nutzer- bzw. OP-spezifischer Informationen (OP-Memo / OP-Art) (erscheinen nicht im Mahnschreiben)

Anschließend wird der Mahnlauf mit der Schaltfläche gestartet.

Schritt 3 - Mengenauswahl

Wurden nicht bestimmte OP vorab markiert, dann werden alle Offenen Posten (6) vorgeschlagen und können zum Mahnlauf herangezogen werden.

Schritt 4 - Ggf. Abfrage-Formular zu Offenen Posten mit bestimmten Merkmalen

Bedarfsweise wird ein Abfrage-Formular (7) aufgerufen, in welchem Offene Posten mit bestimmten beachtenswerten Merkmalen aufgeführt werden, um diese ggf. aus dem Mahnlauf auszuschließen.

Schritt 5 - Zusammenfassung von zu mahnenden Offenen Posten

In einer Zusammenfassung werden sämtliche verbliebenen Nutzer aufgeführt.

Schritt 6 - Einstellungen für den Mahnlauf

Im Einstellungsformular werden erforderliche Daten für den Mahnlauf vorgenommen. Zudem besteht die Möglichkeit einen Probelauf vorzunehmen, der sämtliche Protokolle generiert und selbst ein Mahnschreiben bei aktivierter Option erzeugen kann.

Schritt 7 - Mahnprotokolle

Das Mahnprotokoll beinhaltet sämtliche angemahnten Offenen Posten inkl. der Mahnkosten. Die Mahnstufe entspricht dem Zustand nach erfolgter Mahnung. Offene Posten mit der höchsten Mahnstufe (siehe Nutzer > Register Mahnwesen) werden ggf. in einem separaten Protokoll zusätzlich aufgeführt. Durch das Schließen des Protokolls wird der nächste Schritt zum Mahnschreiben gestartet.

Schritt 8 - Einstellungen für das Mahnschreiben

Im Exportformular werden Einstellungen für das Mahnschreiben vorgenommen. Primär wird hier die gewünschte Seriendruckvorlage gewählt werden. Zudem kann hier die Einstellung für Archivierung, E‑Mail (anstelle postalischem Kontakt) und CRM (Casavi/iDWELL) festlegen.

Schritt 8 - Das Mahnschreiben

Im Anschluss wird das eigentliche Mahnschreiben generiert.