Für das Format DATEV (ASCII-Daten 1.41) müssen bzw. können weitere Einstellungen vorgenommen werden.
Standardmäßig wird nur das Register DATEV angezeigt. Auf diesem befinden sich obligatorische Einstellungen, auf dem Registern Debitor/Kreditor befinden sich eher optional und tendenziell seltener verwendete Einstellungen.
Über die Option Verrechnungskonto für Debitoren/Kreditoren können die erweiterten Einstellungen aufgerufen werden. U.a. kann dort gesteuert werden, dass der Debitor bei Konto-Null-Buchungen jeweils nur einmal angesprochen wird, da ansonsten jeweils eine Schnittstellenbuchung je Unterkonto (Miete, Nebenkosten usw.) erzeugt werden.
SIDOMO generiert bei der Übertragung bspw. folgende Datei:
Es wird der Zeichensatz ANSI verwendet. Im Gegensatz dazu wird beim Import im DATEV-Programm der Begriff ASCII verwendet wird, daher wird dieses Format in SIDOMO auch als ASCII-Daten bezeichnet.
Dieses Dateiformat kann in jedem Texteditor bzw. in Excel per Textdateien einlesen und Feldtrenner Semikolon aufgerufen werden. Die Datei enthält einen "Header", der u.a. Informationen zur Verarbeitung in der DATEV-Stapelverarbeitung beinhaltet.
Die Datei ist nach folgendem Steuersatz aufgebaut...
Nr.
Feldbezeichnung
Typ
Länge
Inhalt
Beispiel
1.
Umsatz
Betrag
13
(10 Stellen + 2 Nachkommastellen)
absoluter Betrag mit/ohne Komma
1234
1234567890,12
2.
Soll/Haben-Kennzeichen
Text
1
immer S = Soll
(bezieht sich auf den Umsatz in S=Soll oder H=Haben)
Es wird der Zeichensatz ANSI verwendet. Im Gegensatz dazu wird beim Import im DATEV-Programm der Begriff ASCII verwendet wird, daher wird dieses Format in SIDOMO auch als ASCII-Daten bezeichnet.
Dieses Dateiformat kann in jedem Texteditor bzw. in Excel per Textdateien einlesen und Feldtrenner Semikolon aufgerufen werden. Die Datei enthält einen "Header", der u.a. Informationen zur Verarbeitung in der DATEV-Stapelverarbeitung beinhaltet.
Die Datei ist nach folgendem Steuersatz aufgebaut...
Nr.
Feldbezeichnung
Typ
Länge
Inhalt
Beispiel
1.
Umsatz
Betrag
13
(10 Stellen + 2 Nachkommastellen)
absoluter Betrag mit/ohne Komma
1234
1234567890,12
2.
Soll/Haben-Kennzeichen
Text
1
immer S = Soll
(bezieht sich auf den Umsatz in S=Soll oder H=Haben)
Hier werden grundlegende Einstellungen zum Buchungsstapel festgelegt.
Eingabefeld
Beschreibung
Buchungsdatei
(Pflichtfeld)
Diese Option ist regulär im Echtlauf aktiviert und initiiert die Erstellung des eigentlichen importierbaren Buchungsstapels.
WJ-Beginn
(Pflichtfeld)
Geben Sie hier den Beginn des Steuerjahres an.
Festschreibung (nur ASCII v7.00)
(Pflichtfeld)
Die Festschreibung kann wahlweise deaktiviert werden, um eine in der Regel von DATEV erzwungene Festschreibung temporär zu umgehen. Dies kann insbesondere bei Testläufen von Relevanz sein. Nicht festgeschriebene Stapel können in der DATEV wahlweise festgeschrieben werden. Ist keine sofortige Festschreibung im Anschluss an den Import gewünscht, dann muss in der DATEV eine entsprechende Option ebenfalls deaktiviert werden.
Summen- und Saldenliste
Hier werden Einstellungen insbesondere für die zu berücksichtigende Buchungssalden innerhalb der Summen- und Saldenliste (SuSa) vorgenommen. Die SuSa dient in erster Linie der Verprobung der gelieferten Buchungsdaten, die somit schon vor dem Import in der DATEV bereitstehen und Buchungs- bzw. Zuordnungsfehler offenbaren können. Die Erstellung der SuSa ist optional.
Die Kontenbezeichnungen können unter Grunddaten > Buchhaltung > FiBu-Konten eingesehen, korrigiert und ergänzt werden. Fehlende Kontenbezeichnungen werden seitens SIDOMO in einer Hinweismeldung ausgegeben, wobei ein Export ungeachtet dessen möglich ist.
Eingabefeld
Beschreibung
Saldendatei
Bei Bedarf wird kann die Summen- und Saldenliste im Rahmen des Buchungsübertrags u.a. auch im Probelauf gewählt werden.
...Zeitraum
Der Zeitraum muss in der Regel dem Zeitraum der Buchungsübergabe entsprechen. Werden also die Bewegungsbuchungen 01.11.2024 -30.11.2024 für die Übertragung gewählt, dann ist hier grundsätzlich derselbe Zeitraum zu wählen.
...Geschäftsjahr
Dieser Zeitraum umfasst üblicherweise den Zeitraum des Geschäftsjahres. Als Beginn-Datum wird demnach regulär der 01.01. bei kalenderjährigen Geschäftsjahren gewählt. Das Bis-Datum wird identisch mit dem Bis-Datum des Übertragungszeitraums sowie den o.g. Bis-Datum des Zeitraums gewählt.
...Buchhaltung
Dieser Zeitraum umfasst i.d.R. den gesamten Buchungszeitraum. Daher wird hier das Von-Datum üblicherweise leer gelassen, womit sämtliche Buchungen in den Vorsaldo der Bestandskonten einfließen.
Tipp:
Sonderfall: Beginn der Übertragung in existierenden Bestandsobjekten
Wird die FiBu-Schnittstelle in bestehenden Objekten eingesetzt, kann es Sinn machen das Von-Datum zu begrenzen, da ansonsten auch sämtliche Buchungen vor Beginn der Übertragung an die DATEV berücksichtigt werden würden. Somit würden Fehlbuchungen auch aus diesem Zeitraum sichtbar werden. Weiterhin würden auch sämtliche Buchungen vor der Übertragung analysiert und bei fehlenden FiBu-Konten gemeldet werden.
...Exportdatei
Die Exportdatei wird regulär im FiBu-Ordner (siehe Firma > Register FiBu) üblicherweise mit folgender Bezeichnung erzeugt:
Folgende fettgedruckte Eingaben sind Pflichtangaben...
Eingabefeld
Beschreibung
Berater
(Pflichtfeld)
Tragen Sie hier die von der DATEV an das Mitglied (i.d.R. Steuerberater) vergebene Nummer zw. 1000 – 9999999 ein (entspricht der Beraternummer).
Mandant
(Pflichtfeld)
Tragen Sie hier die vom Mitglied (i.d.R. Steuerberater) für den Mandanten vergebene Nummer zw. 1 – 99999 ein (entspricht der Mandantennummer).
Kontolänge
(Pflichtfeld)
Wählen Sie die maximale Stellenanzahl der Sach- und Personenkonten. (Standard sind 4-stellige Sach- und 5-stellige Personenkonten)
Kontolänge (Kreditoren)
Diese Option füllt die Länge der Kreditorennummern bis zum eingestellten Maximum auf. Diese Option ist eine spezielle und außerordentlich selten anzuwendende Option.
Beispiel:
In SIDOMO sind Lieferanten nicht mandanten- bzw. firmenbezogen, d.h. sie stehen also allen zur Verfügung. Werden nun gänzlich verschiedene Kreditorennummern in den verschiedenen Firmen verwendet und in die Finanzbuchhaltung per Schnittstelle übertragen, dann muss den Lieferanten firmenspezifische Rechnungsnummern über die Ausnahmeliste abweichende Kreditoren-Liste in einer Excel/CSV-Datei zugeordnet werden.
Vereinheitlicht man nun in der Finanzbuchhaltung die Kreditorennummern, wobei die verschiedenen Mandanten unterschiedliche Kontolängen verwendet werden, dann können mit dieser Option bspw. 5-stellige Kreditorennummern in den Lieferanten hinterlegt werden und für Mandanten mit 7-stellige Lieferantennummern diese mit Nullen am Ende aufgefüllt werden.
Ist-Versteuerung
(debitorische Bankbuchungen ohne USt. mit BU-Schlüssel)
Diese Einstellung kann und sollte bei DATEV-Mandanten mit Ist-Versteuerung gewählt werden und bewirkt die Umgehung einer in DATEV spezifischen Besonderheit im Umgang mit debitorischen Zahlungseingängen bezüglich der Umsatzsteuer.
Warum ist diese Einstellung überhaupt erforderlich?
Die DATEV fügt in der debitorischen Ausgleichsbuchung [Bank an Debitor] den Steuerschlüssel für USt. (bspw. 3 für 19% USt.) ein. Dies führt dazu, dass zur eigentlichen Buchung eine USt.-Buchung (siehe Kasten unten) generiert wird, was jedoch bei umsatzsteuerfreien Umsatzerlösen zwangsläufig zu Buchungsfehlern führt.
Um diese Zwangsroutine zu deaktivieren kann nun bei der umsatzsteuerfreien debitorischen Bankbuchung wahlweise ein bestimmter Berichtigungsschlüssel (bspw. 40 für Aufhebung der Automatik) von SIDOMO übergeben werden.
Beispiel:
•DATEV-Ausgleichsbuchung umsatzsteuerfreie Umsatzerlöse ohne Berichtigungsschlüssel 40
Bank an Debitor
Nicht fällige USt. an USt.
•DATEV-Ausgleichsbuchung umsatzsteuerfreie Umsatzerlöse mit Berichtigungsschlüssel 40
Bank an Debitor
Hinweis:
Diese Einstellung darf nur gewählt werden, wenn der DATEV-Mandant mit Ist-Versteuerung geführt wird!
Ist-Versteuerung
(debitorische Bankbuchungen mit Kostenstelle/Kostenträger)
Mit dieser Einstellung kann die Kostenstelle und/oder der Kostenträger wahlweise auch bei debitorischen Bankbuchungen (Konten 1-19) übergeben werden.
Hinweis:
Diese Einstellung darf nur gewählt werden, wenn der DATEV-Mandant mit Ist-Versteuerung geführt wird!
Kostenstelle (Debitor)
Mit dieser Einstellung kann die Kostenstelle und/oder der Kostenträger wahlweise auch bei debitorischen Bankbuchungen übergeben werden.
Hinweis:
Diese Einstellung darf nur gewählt werden, wenn der DATEV-Mandant mit Ist-Versteuerung geführt wird!
Kostenstelle (Kreditor)
Mit dieser Einstellung kann die Kostenstelle und/oder der Kostenträger wahlweise auch bei kreditorischen Bankbuchungen übergeben werden.
Hinweis:
Diese Einstellung darf nur gewählt werden, wenn der DATEV-Mandant mit Ist-Versteuerung geführt wird!
Verrechnungskonto
Mit Aktivierung dieser Option werden zusätzliche Felder auf den Registern Debitor und Kreditor eingeblendet, um weitere Detaileinstellungen wie die Eingabe des Verrechnungskontos vornehmen zu können.
Hinweis:
In SIDOMO werden sehr häufig Buchungen der Form Debitor an Erlöskonto1, Debitor an Erlöskonto2 usw. durchgeführt.
Werden nun mehrere Unterkonten (bspw. Miete und NK) in einer Buchung angesprochen, so würde nun je Erlöskonto eine Buchung generiert werden. Der Debitor wird entsprechend mehrfach angesprochen. Über ein Verrechnungskonto kann nun der Debitor nur 1-mal (Debitor an Verrechnungskonto) angesprochen werden. Das Verrechnungskonto wird anschließend über die einzelnen Erlöskonten aufgelöst.
Dieses Verrechnungskonto kann entweder beim Konto 0 - Sammelkonto Erlöse im Kontenplan des jeweiligen Objektes (wirkt damit objektspezifisch) bzw. auf den Registern Debitor/Kreditor (wirkt vorrangig und objektübergreifend) eingetragen werden.
Befragen Sie Ihren Steuerberater, auf welche Weise der Übertrag durchgeführt werden soll. Bedenken Sie auch, dass bei debitorischen Buchungen immer Automatikkonten in der DATEV angesprochen werden müssen und kein separater Steuerschlüssel übergeben wird. Die DATEV schlüsselt die Bruttobeträge (Sollstellung) selbsttätig in Erlöse und ggf. USt. in Abhängigkeit zum angesprochenen Erlöskonto und dessen USt.-Schlüsselung.
Belegfeld 1:
SIDOMO übergibt standardmäßig die OP-Nummer im Belegfeld 1. Dies ermöglicht eine Offene-Posten-Zuordnung der Buchungen analog zu SIDOMO und eine entsprechend synchrone Offene-Posten-Liste.
In Ausnahmefällen kann es jedoch erforderlich sein, anstelle der OP-Nummer die Belegnummer bzw. die Rechnungsnummer zu übergeben. In diesen Fällen kann keine Zuordnung der Offenen Posten in der DATEV erfolgen!
Belegfeld 2:
Das Belegfeld 2 kann, soweit dies ausdrücklich für die DATEV gefordert wird, zusätzliche Buchungsinformationen wie Rechnungsnummer, Belegnummer, Buchungsnummer enthalten. Es ist jedoch im Gegensatz zum Belegfeld 1 in der Regel keine Angabe erforderlich.
Verrechnungskonto/Buchungsschlüssel
Hinweis:
In SIDOMO werden sehr häufig Buchungen der Form Debitor an Erlöskonto1, Debitor an Erlöskonto2 usw. durchgeführt.
Werden nun mehrere Unterkonten (bspw. Miete und NK) in einer Buchung angesprochen, so würde nun je Erlöskonto eine Buchung generiert werden. Der Debitor wird entsprechend mehrfach angesprochen. Über ein Verrechnungskonto kann nun der Debitor nur 1-mal (Debitor an Verrechnungskonto) angesprochen werden. Das Verrechnungskonto wird anschließend über die einzelnen Erlöskonten aufgelöst.
Dieses Verrechnungskonto kann entweder beim Konto 0 - Sammelkonto Erlöse im Kontenplan des jeweiligen Objektes (wirkt damit objektspezifisch) bzw. auf den Registern Debitor/Kreditor (wirkt vorrangig und objektübergreifend) eingetragen werden.
Variante
(Konto 1360 stellt hier nur beispielhaft das Verrechnungskonto dar)
Sollstellung
Ausgleich per Bankkonto
Sollstellung ohne Verrechnungskonto
Debitor an Erlöse 1
Debitor an Erlöse 2
Bank an Debitor
Sollstellung mit Verrechnungskonto
Debitor an Verrechnungskonto
Verrechnungskonto an Erlöse 1
Verrechnungskonto an Erlöse 2
Bank an Debitor
Sollstellung mit Verrechnungskonto und Buchungsschlüssel
(nur Buchungen mit USt. enthalten den Buchungsschlüssel)
Debitor an Verrechnungskonto
Verrechnungskonto an Erlöse 1 (mit BU-Schlüssel)
Verrechnungskonto an Erlöse 2 (mit BU-Schlüssel)
Hinweis:
Diese Variante stellt eine Ausnahmeeinstellung dar. Es werden nur Konto-0-Buchungen mit mehr als einem Erlöskonto mit einem zusätzlichen Steuerschlüssel übergeben. Aus diesem Grund kann dies im Regelfall nicht die Verwendung von Automatikkonten für die USt.-Behandlung ersetzen.
Befragen Sie Ihren Steuerberater, auf welche Weise der Übertrag durchgeführt werden soll. Bedenken Sie auch, dass bei debitorischen Buchungen immer Automatikkonten in der DATEV angesprochen werden müssen und kein separater Steuerschlüssel übergeben wird. Die DATEV schlüsselt die Bruttobeträge (Sollstellung) selbsttätig in Erlöse und ggf. USt. in Abhängigkeit zum angesprochenen Erlöskonto und dessen USt.-Schlüsselung.
Belegfeld 1:
SIDOMO übergibt standardmäßig die OP-Nummer im Belegfeld 1. Dies ermöglicht eine Offene-Posten-Zuordnung der Buchungen analog zu SIDOMO und eine entsprechend synchrone Offene-Posten-Liste.
In Ausnahmefällen kann es jedoch erforderlich sein, anstelle der OP-Nummer die Belegnummer bzw. die Rechnungsnummer zu übergeben. In diesen Fällen kann keine Zuordnung der Offenen Posten in der DATEV erfolgen!
Belegfeld 2:
Das Belegfeld 2 kann, soweit dies ausdrücklich für die DATEV gefordert wird, zusätzliche Buchungsinformationen wie Rechnungsnummer, Belegnummer, Buchungsnummer enthalten. Es ist jedoch im Gegensatz zum Belegfeld 1 in der Regel keine Angabe erforderlich.
Diese Einstellungen beziehen sich ausschließlich auf Buchungen der Z-Ebene der Konten 1-19. Die Z-Ebene wird nur in der gewerblichen Zwischenvermietung verwendet. Dies könnte bspw. der Fall sein, wenn ein Objekt im Gesamten angemietet und weiter vermietet wird. Ebenfalls könnte die Z-Ebene für die Ausschüttung an den Eigentümer im Rahmen der Sondereigentumsverwaltung in der WEG Verwendung finden.
Variante
(Konto 1360 stellt hier nur beispielhaft das Verrechnungskonto dar)
Habenstellung
Ausgleich per Bankkonto
Habenstellung ohne Verrechnungskonto
Aufwand 1 an Kreditor
Aufwand 2 an Kreditor
Kreditor an Bank
Habenstellung mit Verrechnungskonto
Verrechnungskonto an Kreditor
Aufwand 1 an Verrechnungskonto
Aufwand 2 an Verrechnungskonto
Kreditor an Bank
Habenstellung mit Verrechnungskonto und Buchungsschlüssel
(nur Buchungen mit USt. enthalten den Buchungsschlüssel)
Verrechnungskonto an Kreditor
Aufwand 1 (mit BU-Schlüssel) an Verrechnungskonto
Aufwand 2 (mit BU-Schlüssel) an Verrechnungskonto
Hinweis:
Diese Variante stellt eine Ausnahmeeinstellung dar. Es werden nur Konto-0-Buchungen mit mehr als einem Erlöskonto mit einem zusätzlichen Steuerschlüssel übergeben. Aus diesem Grund kann dies im Regelfall nicht die Verwendung von Automatikkonten für die USt.-Behandlung ersetzen.
•die Belegnummer der Buchung als Kostenträger übertragen werden soll.
Beispiel:
Die Berücksichtigung des Kostenträgers erfolgt nach einer definierten Priorisierung von spezifisch zu allgemein (Belegnummer > Einheit > Objekt). Anhand des folgenden Beispiels mit der Option Belegnummer als Kostenträger übernehmen kann dies verdeutlicht werden:
1.Belegfeld ist gefüllt = Belegnummer wird als Kostenträger übernommen, ansonsten zu Punkt 2
2.Kostenträger in Einheit gefüllt = Einheiten-Kostenträger wird als Kostenträger übernommen, ansonsten zu Punkt 3
3.Kostenträger in Objekt gefüllt = Objekt-Kostenträger wird als Kostenträger übernommen, ansonsten bleibt dieser leer
Diese Einstellungen greifen u.a. in der Kosten- und Leistungsrechnung innerhalb von DATEV.
Hinweis:
Falls Sie die Belegnummer aus der Einzelbuchung gewählt haben, wird immer dieses Feld exportiert, d.h. haben Sie in der Einzelbuchung keine Belegnummer angegeben, wird die Spalte KOST2 nicht gefüllt.
