SIDOMO - Hilfe

Viele Anwender verwenden die Ordnerhierarchie von Windows, um mit Word erstellte Briefe zu speichern. In der Regel legen Sie für jedes Objekt ein eigenes Verzeichnis und darunter ein Unterverzeichnis für die Korrespondenz mit Ihren Nutzern an. Jeder Brief wird mit dem Namen des Nutzers und dem Datum des Briefes gespeichert.

 

Mit SIDOMO können Sie Ihr bestehendes Ordnungssystem für die Korrespondenz mit Ihren Mietern, Eigentümern, Lieferanten usw. integrieren. In unserem Beispiel wurde im Ordner SIDOMO ein Unterordner Archiv angelegt. Unterhalb des Ordners Archiv wurde für jedes Bankkonto, für jede Firma und für jeden Lieferanten/Handwerker ein weiterer Unterordner angelegt. Innerhalb der Firmenordner wurde wiederum für jedes Objekt der entsprechenden Firma ein Unterordner angelegt. Innerhalb des Objektordners ein Unterordner Mieter und darunter für jeden Nutzer ein eigener Ordner. Der eigentliche Dokumententitel für einen Einzelbrief setzt sich standardmäßig aus dem Namen des Nutzers, dem Bezeichnung des Musterbriefes und dem Datum des Schreibens zusammen (<<PartnerNachname>> <<Musterbrief>> <<JJJJ-MM-TT>>). Wenn Sie diesen Vorschlag z.B. in JJJJ-MM-TT.doc ändern möchten, rufen Sie das Menü Extras > Optionen > Archiv > Einstellungen und definieren in der Gruppe 3 die gewünschte Standardbezeichnung für Ihre Serien- und Einzelbriefe.

 

In unserem Beispiel sehen Sie den Inhalt des Ordners C:\Programme\SIDOMO\Archiv\Firma 900\Objekt 50 (Hoher Weg 59 > 61)\Mieter\<<Nutzername>>.

 

 

Um diese Ordnerhierarchie in SIDOMO zu übernehmen, müssen Sie folgende Eintragungen hinterlegen ...

 

1. Zuerst müssen Sie den Archivpfad C:\Programme\SIDOMO\Archiv selbst definieren. Hierzu rufen Sie den Programmteil Extras > Optionen > Verzeichnisse) auf.

 

 

2. Im Firmenstamm wird der firmenspezifische Unterordner Firmen \<<FirmaName>> für den Archivpfad eingetragen (siehe Firma > Reg. Archiv).

 

 

3. Im Objektstamm wird der objektspezifische Unterordner Objekte \<<ObjektStrasse>>, <<ObjektPLZOrt>> für den Archivpfad eingetragen (siehe Objekt > Reg. Archiv).

 

 

4. Im Einheitenstamm wird der einheitenspezifische Unterordner in unserem Beispiel KEIN EINTRAG für den Archivpfad eingetragen (siehe Einheit > Reg. Archiv).

 

 

5. Im Nutzerstamm wird der nutzerspezifische Unterordner Mieter\<<Nutzername>>) für den Archivpfad eingetragen (siehe Nutzer > Reg. Archiv).

 

 

Um möglichst schnell und einfach die spezifischen Archivpfade der Unterordner zu hinterlegen, können Sie aus dem Kontextmenü die Funktion Ändern > Archiv-Ordner durchführen (siehe Festlegung bzw. automatische Überarbeitung der spezifischen Teilarchivpfade).

 

Nachdem Sie diese Einstellungen hinterlegt haben, schlägt Ihnen SIDOMO z.B. bei der Funktion Kontaktieren automatisch den gewählten Pfad inklusive Dokumententitel vor. Auf Wunsch können Sie zusätzlich direkt über SIDOMO entscheiden, ob der Brief auch gespeichert werden soll.

Beispiel: Funktion Kontaktieren im Nutzerstamm

 

 

Der vorgeschlagene Archivordner ist in dem zugehörigen Nutzerstammsatz auf dem Registerblatt Memo eingetragen. In unserem Beispiel wurde bei dem Nutzer Imandel der Archivordner Mieter\Imandel, André hinterlegt, daher schlägt Ihnen SIDOMO automatisch den Dokumententitel C:\SIDOMO 2024\Archiv\Firmen\Deflize und Partner GmbH\Mieter\Imandel, André (# 8 - 1. OG re Mitte)\<<Musterbrief>> 2024-07-18.pdf vor.

 

Wie Sie sich zu einem späteren Zeitpunkt die Archiveinträge wieder ansehen können, entnehmen Sie bitte dem Kapitel 1.9.6 Inhalt des Archivordners ansehen.

 

Zusätzlich können Sie auch für die Bankkonten, Darlehen, Objektgruppe, Nutzergruppe, Dienstleister und Lieferanten eigene Archivpfade definieren.