SIDOMO - Hilfe

Der grundlegende Aufbau

Das Programmfenster und dessen gegliederte Bereiche...

 

 

(1)Über die Schaltflächen in der Titelleiste kann das Programmfenster minimiert, zwischen Vollbild- und Teilbildmodus gewechselt oder das Programm beendet werden.

(2)Alle Funktionen und Programmteile von SIDOMO® sind über die klar strukturierte und systematisch aufgebaute Menüleiste erreichbar.

(3)Die Symbolleiste hingegen ermöglicht den Zugriff auf häufig verwendete Programmteile. Sie dient somit als Schnellzugriff und ist vom Benutzer definierbar.

(4)Der Navigationsbereich erlaubt u.a. auf Favoriten (benutzerdefinierbar), aktuell geöffnete Fenster und viele weitere Funktionen zuzugreifen. Der Navigationsbereich kann dauerhaft eingeblendet bleiben.

(5)Im Arbeitsbereich werden die aktuell zur Bearbeitung geöffneten Programmteile angezeigt.

(6)Der Infobereich zeigt in drei Rubriken Neuigkeiten zum aktuellen SIDOMO®-Update und aus der Rechtsprechung sowie Organisatorisches aus der SIDOMO®-Welt.

 

Der Arbeitsbereich

Der eigentliche Arbeitsbereich bietet Platz für sämtliche geöffneten Programmteile. Grundsätzlich können innerhalb des Programmbereiches beliebig viele Programmteile parallel geöffnet werden, wobei einzelne Programmteile auch im minimierten Zustand verfügbar gehalten werden können. Bei kleineren Desktops kann der Navigationsbereich zu Gunsten des Arbeitsbereiches verringert oder sogar vollständig ausgeblendet werden.

 

 

Während des Arbeitsprozesses merkt sich SIDOMO den zuletzt bearbeiteten Datensatz und schlägt Ihnen diesen in jedem weiteren Teilprogramm wieder vor. Haben Sie gerade einen Mieter bearbeitet und rufen Sie anschließend den Kontoauszug auf, so wird Ihnen SIDOMO diesen Mieter im Auswahlformular des Kontoauszuges eintragen, und Sie können sich sofort die Buchungsdaten des Nutzers ansehen.

 

 

Das Programmfenster und der Aufbau vieler Stammdatenprogrammteile...

Beim Aufrufen eines Programmteils wird zuerst das jeweilige Auswahlformular aufgerufen. Im Auswahlformular erhalten Sie eine Übersicht der vorhandenen Datensätze (hier: Übersicht der Mieter). Es können diverse Filter eingesetzt werden, um die angezeigten Datensätze entsprechend einzugrenzen. Aus dem Auswahlformular sind sämtliche in diesem Programmteil verfügbaren Funktionen über das Menü bzw. Kontextmenü erreichbar.

 

Im Bearbeitungsformular können Eingaben vorgenommen und Einstellungen abgeändert werden. Innerhalb des Bearbeitungsformulars stehen meist mehrere Registerblätter mit systematisch geordneten Eingabefeldern zur Verfügung.

 

Die Stammdaten

SIDOMO enthält einen ausführlichen und dialogorientierten Stammdatenteil für Firmen, Objekte, Einheiten, Nutzer, Nutzergruppen, Kreditoren/Lieferanten, Bankkonten, Dienstleister-/Vertragsdaten, Bankleitzahlen und diverse Grunddaten.

Der Stammdatenteil von SIDOMO ist flexibel aufgebaut und erlaubt Querverzweigungen in andere Programmbereiche, um die Anlage von Daten zu erleichtern und zu beschleunigen. Sie können bspw. aus der Neuanlage eines Objekts ein neues Bankkonto anlegen und zuordnen. Aus diesem Bankkonto könnten Sie selbst eine noch nicht vorhandene BLZ anlegen ohne manuell in den jeweiligen Stammsatz wechseln zu müssen.

Firma

Die Firma (Mandant) repräsentiert Ihre Verwaltungsgesellschaft oder eine Verwaltungsgesellschaft in deren Auftrag die Verwaltungstätigkeit übernommen wird, unterhalb derer die jeweiligen Objekte erfasst werden.

 

Firma ist die verwaltende Einheit, also Ihre Hausverwaltung bzw. diejenige(n) Hausverwaltung(en), für die Sie die Verwaltung übernehmen. Den einzelnen Firmen werden jeweils die verschiedenen Objekte, den Objekten die Einheiten und den Einheiten die Mieter/Eigentümer sowie gegebenenfalls Zwischen- und Endmieter zugeordnet. Im Programm Firmenstammverwaltung werden die einzelnen Firmen verwaltet.

 

Objekt

Jedes Objekt, welche eine Wirtschaftseinheit, eine Liegenschaft oder ein Grundstück abbilden kann, wird durch seinen Kontenplan mit den zugeordneten Umlagen und seinen unabhängigen Abrechnungsperioden für bis zu 9 verschiedene Abrechnungskreise (z.B. Betriebskosten-, Heizkosten- und Wasserkostenkreis) individuell beschrieben. Je Objekt können beliebig viele Verwaltungsbankkonten zugeordnet werden. Falls ein Bankkonto für mehrere Häuser benutzt wird, so kann dieses Konto bei jedem Objekt eingetragen werden.

Einheit

Je Einheit (Wohnung, Büro, Laden, Lager, Garage, Stellplatz usw.) kann entschieden werden, ob diese an der NK-Abrechnung teilnimmt oder nicht. Weiterhin werden in der Einheit die relevanten Flächen (Wohnfläche, Nutzerfläche, Heizfläche, Lagerfläche usw.), die Miteigentumsanteile und sonstigen einheitenbezogenen Werte hinterlegt.

Nutzer

Für jede Einheit können 999 Nutzer gespeichert werden, so dass einerseits ein Wechsel innerhalb einer Abrechnungsperiode ohne Probleme abgewickelt werden kann, andererseits eine Historie der Nutzer einer Einheit vorliegt. Selbst komplizierte Zahlungsvereinbarungen (ein extremes Beispiel: ein Nutzer zahlt monatlich die Kaltmiete und Nebenkosten, vierteljährlich die Kabelgebühr und einmal jährlich eine Sonderzahlung) können in SIDOMO verwaltet werden. Funktionen zur Verwaltung von Staffelmieten sind selbstverständlich. Je Nutzer können bis zu 99 Ansprechpartner mit deren Adressen verwaltet werden. Die Nutzergruppen bieten bspw. die Möglichkeit, Kontobewegungen von mehreren Nutzern in unterschiedlichen Objekten zu sammeln und verfügbar zu halten.

Lieferantenstamm

Der Lieferantenstamm hilft Ihnen bspw. getätigte Umsätze einzelner Handwerkern objektübergreifend auszuwerten. Die Überwachung der Freistellungsbescheinigung für die Bauabzugssteuer ist ebenfalls integriert. Aussagefähige Listen erlauben Ihnen die getätigten Umsätze je Lieferant auszuwerten. Hierbei können sowohl die Umsätze je Objekt als auch je Firma dargestellt werden.

Beispielhafter Aufbau der Stammdaten und deren Hierarchie

Die Buchhaltung

Mit SIDOMO steht Ihnen eine komfortable Einnahmen-/Ausgaben-Buchhaltung zur Verfügung. Zusätzlich können die Forderungen gegenüber den Nutzern (Debitorische Buchhaltung) und die Verbindlichkeiten gegenüber den Lieferanten (Modul Kreditorische Buchhaltung) gebucht werden.

 

Buchungserfassung

SIDOMO erlaubt die Buchung praktisch unbegrenzt vieler gleichzeitiger Abrechnungsperioden, wobei auch nach der Abrechnung noch in das Vorjahr gebucht werden kann, soweit kein Abschluss des Wirtschaftsjahres erfolgt ist. Mit Hilfe der Einnahmen-Ausgaben-Erfassung werden die Bankbelege gebucht und sofort auf den Konten sichtbar. Eventuelle Fehlbuchungen können jederzeit wieder storniert werden, wobei hier zahlreiche Plausibilitätsprüfungen und Zugriffsbeschränkungen diese Funktion gegen unbefugte Benutzung schützen. Auch der Wechsel der verschiedenen Objektbuchhaltungen (bspw. ein Bankkonto für unterschiedliche Objekte) erfolgt ohne umständliches Verlassen des Programms, einfach durch Anwahl des neuen Objektes innerhalb der Erfassung. Durch die permanente Anzeige des aktuellen Bankkontostandes sowie ein Buchungsprotokoll erhalten Sie die optimale Kontrolle über den Buchungsverlauf.

 

Beispiel: Buchung von objektbezogenen Einnahmen und Ausgaben und Umbuchungen

Für die Buchung objektbezogener Einnahmen und Ausgaben können bis zu 9 Konten innerhalb einer Buchung angesprochen werden.

Gemäß der Definition des Sachkontos als Erlös- bzw. Kostenkonto schlägt Ihnen SIDOMO die Buchung als Einnahme oder Ausgabe vor. Weiterhin wird der im Konto hinterlegte Umsatzsteuer eingetragen und der Umsatzsteuerbetrag aus dem Bruttobetrag berechnet.

 

 

Beispiel: Buchung von nutzerbezogenen Einnahmen und Ausgaben

Bezüglich nutzerbezogener Einnahmen und Ausgaben besitzt SIDOMO eine umfangreiche Offene-Posten-Buchhaltung, die Ihnen zu jedem Zeitpunkt genau darstellen kann, wie sich der einzelne OP zusammensetzt. Da sich Zahlungen im Regelfall auf bestehende offene Forderungen beziehen, kann SIDOMO passende Vorschläge in der Buchungsmaske anbieten.

 

In unserem nachstehenden Beispiel wurde der Offene Posten Nr. 102358 der Firma Budensack Messe GmbH zum Ausbuchen vorgeschlagen. Zahlt Sie die Gesamtforderung in Höhe von 1.469,41 €, so brauchen Sie lediglich das Belegdatum und die Belegnummer eingeben und die Speichern/Enter-Taste zu betätigen. SIDOMO bucht dann automatisch auf die einzelnen Unterkonten die vorgeschlagenen Beträge.

 

 

 

Automatische Sollstellung

Die Automatische Sollstellung dient dazu, die Forderungen gegenüber den Nutzern (Debitoren) in einem automatisierten Buchungslauf einzubuchen.

Funktionen im Überblick

✓Kann für ein Objekt, für eine Objektgruppe, für eine Firma oder für alle Objekte des gesamten Datenbestandes in einem Arbeitsgang durchgeführt werden.

✓Es nehmen alle Objekte teil, für die im Objektstamm (siehe Stammdaten > Objekt > Reg. Objekt > Reg. Buchhaltung) keine Sollstellungssperre aktiviert ist.

✓Es ist sichergestellt, dass für ein Objekt niemals mehr als eine automatische Sollstellung erfolgen kann bzw. ein Sollstellungslauf ausgelassen werden kann.

✓Diese kann zum Monatsanfang (zum 1.), zur Monatsmitte (zum 15.) und zum Monatsende (zum 30.) stattfinden (siehe Stammdaten > Nutzer > Reg. Nutzer).

✓Die Erstellung von SEPA-Lastschriften zu einem definierten Zahlungstermin ist selbstverständlich möglich.

✓Eine obligatorische Konsistenzprüfung erfolgt vor der eigentlichen Sollstellung. Dabei werden vielfältige Plausibilitätsprüfungen durchgeführt und Ihnen mittels eines Protokolls als Fehler oder Hinweise ausgewiesen.

✓Anpassungen von Mieten und Hausgeldvorschüssen werden berücksichtigt und in einem gesonderten Protokoll ausgegeben (siehe Stammdaten > Nutzer > Reg. Nutzer > Reg. Staffeln).

Die Offene-Posten-Verwaltung und das praxisgerechte Mahnwesen

Die Offene-Posten-Verwaltung umfasst alle Funktionen, die zum Verwalten der OPs notwendig sind (Anzeigen, Ausdrucken, Ausziffern, Anmahnen sowie die Erstellung einer Mahnvorschlagsliste). Mahnungen können automatisch für einzelne oder alle Mieter durchgeführt werden. Die Texte können individuell hinterlegt werden. Im Nutzerstammsatz kann die maximale Anzahl der Mahnungen (Bsp.: Mieter X wird max. 3-mal gemahnt, Mieter Y lediglich 2-mal), sowie die Berechnung der Mahngebühr je Mieter verwaltet werden.

 

 

Die Abrechnungen und der Wirtschaftsplan

Der Jahresabschluss bringt eine Einnahmen-Ausgaben-Überschussermittlung je verwaltetem Objekt. Der Abschluss der Abrechnungsperiode kann für die einzelnen Abrechnungskreise getrennt, in Kombination oder gemeinsam erfolgen.

Abrechnung

SIDOMO arbeitet mit tagesgenauen Abrechnungen (sog. Personentage) bei beliebig vielen Nutzerwechseln im Abrechnungszeitraum. Der Abrechnungszeitraum kann sowohl verkürzt als auch verlängert werden. Das Programm zeichnet sich durch präzise Darstellung und ungehinderte Nachvollziehbarkeit aller Rechenvorgänge in der Einzelabrechnung aus. Für den Abrechnungsmodus stehen Ihnen rund 620 Umlageschlüssel zur Verfügung, die für jedes Kostenkonto und jeden Nutzer frei definierbar sind. Bis zur endgültigen Verbuchung der Abrechnungsergebnisse kann die Abrechnung beliebig oft wiederholt werden. Für Wohnungs- und Teileigentümergemeinschaften steht eine in der Version 2011 nochmals optimierte Abrechnung auf Basis der viel beachteten Musterabrechnung des VNWI zur Verfügung.

 

Ausdrucke:

•Einzelabrechnung (in der WEG bis zu 7 verschiedene Bestandteile verfügbar)

•Ergebnisliste (komprimiert und detailliert)

•Kontenübersicht (Verteilung innerhalb eines Sachkontos)

•Übersichtsliste für QM-Kosten pro Monat/Jahr

•Differenzenliste (Prüfung sämtlicher Konten auf Verteilungsdifferenzen)

Wirtschaftsplan

Nahezu sämtliche Funktionsweisen aus der Abrechnung stehen Ihnen ebenfalls im Wirtschaftsplan zur Verfügung, wobei folgende zusätzliche Möglichkeiten bereitstehen:

 

Im Bereich Wirtschaftsplan können bis zu 9 verschiedene vorläufige Pläne je Objekt erfasst und durchgerechnet werden. Der Ausdruck von Stimmzetteln und Anwesenheitslisten ist ebenso möglich, wie die individuelle Gestaltung des Wirtschaftsplans. Die Neuberechnung des Hausgeldes kann entweder auf 12 Monate oder auf eine Restlaufzeit erfolgen. Die Entwicklung des Wirtschaftsplans kann aus den Vorjahresbuchungsdaten oder aus den Vorjahresplandaten erfolgen.

Die Auswertungen

Zahlreiche praxisgerechte Auswertungen liefern Ihnen jederzeit die gewünschten Informationen. Sämtliche Ausdrucke können auf Wunsch auf der Festplatte gespeichert werden und zu einem späteren Zeitpunkt wieder angesehen und ausgedruckt werden.

 

Stammdatenblätter

•Firmenstamm

•Objektstamm

•Objektgruppe

•Einheitenstamm

•Nutzerstamm

•Nutzergruppe

•Bankkontenstamm

•Lieferantenstamm

 

Stammdatenlisten

•Objektliste, Objektgruppenliste

•Einheitenliste

•Nutzerliste, Nutzergruppenliste

•Bankkontenliste

•Lieferantenliste

•Kennzeichentexte (bspw. Ausstattungs-, Anredekennzeichen, usw.)

•interne Erfassungsliste (Ableseliste für Hausmeister um bspw. Zählerstände zu erfassen)

 

Nutzerlisten

•diverse Nutzerlisten (Sortierung ist individuell einstellbar)

•Erlöserwartungsliste über beliebige Zeiträume

•Zahlungsvereinbarungen (mit sämtlichen Staffelmietvereinbarungen)

•QM-Preisliste

•Kautionsliste mit SOLL- und IST-Kautionsaufstellung

•Adressliste (mit ggf. Ausdruck einer abweichenden Adresse)

•Personenliste (mit sämtlichen Änderungen eines gewählten Zeitraumes)

•Lastschriftteilnehmer (nach Nummern oder alphabetisch sortiert)

 

Kontenpläne

•jeweils gesonderte Vorlage für WEG-Objekt und Mietobjekt

•Objektkontenplan

•Umlageplan für jeden Nutzer individuell einstellbar

 

Buchungsauswertungen

•Kontoumsätze/Kontoauszüge (mit Suchfunktion!) über beliebige Zeiträume von Mietern, Objekten, Lieferanten, Mehrfachnutzern, Bankkonten

•Umsatzsummen-/Umsatzsaldenliste je Objekt oder je Firma über beliebige Zeiträume

•Kontoauszüge einzelner Konten je Mieter, je Objekt oder je Firma über beliebige Zeiträume

•Objektkontenübersicht

•Objektabrechnung für Hauseigentümer

•Sammeldatenliste (Ausdruck der Umlagevorauszahlungen + Kosten je Abrechnungskreis)

•Offene Posten für Nutzer (Debitoren) und Lieferanten (Kreditoren ð Zusatzmodul)

•Soll-Ist-Vergleich (über beliebige Zeiträume)

•Soll-MwSt.-Liste (über beliebige Zeiträume)

•Einnahmen-/Ausgaben-Rechnung (über beliebige Zeiträume)

 

 

Beispiel: Kontoauszug

 

Die Benutzerverwaltung

Der Administrator kann den verschiedenen Benutzern unterschiedliche Bearbeitungsrechte (wie bspw. Löschen, Bearbeiten und Anlegen von Stammdaten, Buchungen usw.) zuordnen. Jeder Benutzer kann mit einem eigenen Passwortschutz ausgestattet werden.