SIDOMO - Hilfe

Ab sofort können E-Rechnungen verarbeitet werden. Dies beinhaltet

•importieren,

•visualisieren,

•kontieren &

•verbuchen inkl. Beleglink.

Mit dem Import von E‑Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD wird durch das automatisierte Einlesen der relevanten Rechnungsdaten eine schnellere Bearbeitung der Rechnung ermöglicht. Dies führt außerdem zur Steigerung der Datenqualität durch verringerte Fehleranfälligkeit.

Hierfür wurde das Modul E‑Rechnung (Import) geschaffen. In Verbindung mit dem Modul Kreditorische Buchhaltung und E‑Banking ‑ SEPA‑Zahlungsverkehr können Rechnungseingang und Überweisungsträger erzeugt werden.

Importieren

Es können Rechnungen als XRechnung (XML), ZUGFeRD oder als PDF-Dokument eingelesen werden. Dabei werden die Inhalte der E-Rechnungen elektronisch ausgelesen. Reine PDF-Dokumente können zumindest durch manuelle Kontierung ebenfalls mit Beleglink gebucht werden.

Die Importierten Rechnungen werden in einem Stapelverarbeitungsbereich (Stapelbuchhaltung) ähnlich dem Zahlungsträgerimport aufgenommen.

Visualisieren

E-Rechnungen können über eine in SIDOMO integrierte Funktionalität im Browser visualisiert werden. Die Visualisierung bereitet die im XML-Format enthalten Rechnungsdaten wie Aussteller, Empfänger, Betrag, Positionen usw.

Für Rechnungen im XRechnung-Format ist dies essentiell, da diese nur als XML-Datei bereitgestellt und ansonsten nicht ohne Weiteres anwenderseitig gelesen werden können.

Kontieren

Die eingelesenen Daten können anwenderseitig nachgearbeitet und ergänzt werden. Dabei werden noch nicht erkannte Zuordnungen wie Objekt, Lieferant und Konto nachgetragen.

Objekt

•Die übermittelten Kennungen werden im Objekt gespeichert und zur zukünftigen Erkennung verwendet.

Lieferant

•Lieferanten werden über diverse Merkmale wie Name, IBAN, Steuernummer, USt.-ID, E-Mail oder Kennung identifiziert.

•Zudem können die übermittelten Lieferantendaten zum Abgleich (Aktualisierung des Lieferanten-Stammsatzes) und zur Neuanlage eines Lieferanten genutzt werden.

Konto

•Mit dem Lieferanten verwendete Sachkonten werden im Kontextmenü vorgeschlagen.

Verbuchen inkl. Beleglink.

Beim Verbuchen werden die eingelesenen Dokumente automatisch abgelegt. Dazu kann ein separates Archiv global, je Firma bzw. je Objekt festgelegt werden. Wahlweise erfolgt die Ablage auch direkt unterhalb des regulären Objekt-Archivordners.

Der gewünschte Dateiname wird über Platzhalter anwenderseitig definiert. In den Buchungen wird dieser neue Dokumentenname verknüpft. Das Dokument kann damit jederzeit aus dem Kontoauszug und aus der OP-Verwaltung aufgerufen werden.

Hintergrund

Das am 27.03.2024 durch Verkündung im Bundesgesetzblatt in Kraft getretene Wachstumschancengesetz beinhaltet Regelungen zur E-Rechnung. Dabei werden Anwendungsbereich, Verfahren, Fristen sowie Übergangsregelungen festgelegt. Es beruht auf der EU-Richtlinie EU-Richtlinie 2014/55/EU und geht durch das Wachstumschancengesetz in nationales Recht über.

Wen betreffen die Verpflichtungen?

•Leistungen im B2B-Geschäftsverkehr (Business-to-Business)

Auch unternehmerisch handelnde Vermieter, selbst bei ausschließlicher Wohnraumvermietung, gelten als Unternehmer.

Welche Fristen gibt es?

•01.01.2025: Pflicht zum Empfang und zur Verarbeitung von B2B-Rechnungen

•01.01.2027: Pflicht zur Erstellung für Unternehmen über 800.000€ Vorjahres-Jahresumsatz

•01.01.2028: Pflicht zur Erstellung für alle Unternehmen

Welche Ausnahmen bestehen zu o.g. Pflichten?

•Kleinunternehmer gemäß §19 UStG (Pflicht zur Erstellung besteht nicht, Empfangs- und Verarbeitungspflicht jedoch schon)

•Kleinbetragsrechnungen bis 250€ (33 UStDV)

•Steuerfreie Leistungen (§4 Nr. 8-29 UStG)

•Leistungen an private Endverbraucher (B2C)

•grenzüberschreitende Leistungen (B2B)

Welche Formate entsprechen insbesondere der CEN-Norm EN 16931?

•XRechnung (XML-Datei)

•ZUGFeRD ab 2.0.1 (Hybrid aus PDF-Datei und enthaltenen XML-Metadaten)

In der Buchungserfassung werden im Datenbereich der Kontenauswahl bebuchte Konten durch die neue Spalte bebucht kenntlich gemacht. Die Spalte wird wie Info-Spalten anderer Programmteile immer in vorderster Position eingeordnet.

Dabei werden folgende im Buchungsformular vorausgewählte Stammdaten berücksichtigt:

•Bankkonto

•Firma/Objekt

•Einheit/Ebene/Nutzer

•Branche/Lieferant

Es können einzelne Staffeln gesperrt werden, um sie von der Automatischen Sollstellung auszuschließen. Dies ist z. B. dann sinnvoll, wenn die ermittelten Mietanpassungen bereits in den Staffeln hinterlegt werden sollen, damit die Schreiben über den Export erzeugt werden können. Bis zur Zustimmung des Mieters sollen die neuen Staffeln jedoch nicht in der Automatischen Sollstellung berücksichtigt werden.

Im Reg. Nutzer > Staffeln kann die Sperre je Staffel manuell gesetzt werden. Staffeln mit einer Sperre werden farblich hervorgehoben. Im Reg. Filter (Verwaltung1) > 5: Staffeln > Staffel-Sperre können die Nutzer mit oder ohne gesperrte Staffeln selektiert werden. Wir empfehlen, diesen zusammen mit dem Filter für den Zeitraum der Staffeländerungen zu verwenden.

In der Konsistenzprüfung (bspw. innerhalb der Automatischen Sollstellung) werden gesperrte Staffeln als Hinweise angezeigt. Bei Bedarf können die Nutzer aufgerufen und die Staffeln bearbeitet werden.

Im Programmteil Staffelverwaltung (Modul Mietanpassung) kann über die Funktion Ändern die Sperre für die gewünschte Auswahl von Staffeln aufgehoben oder gesetzt werden. Im Statusbereich können die Staffeln über den Filter gesperrt selektiert werden.

Im Programmteil Staffeländerung (Modul Mietanpassung) können über die Funktion Generieren neue Staffeln mit einer Sperre angelegt und in die Nutzer übernommen werden. Im Statusbereich können die Staffeln ebenfalls mit dem Filter gesperrt selektiert werden.

Aus dem Kontoauszug kann nun eine Excel-Liste erstellt werden, welche die vorab ausgewählten Buchungen je Monat und je Konto aggregiert.

So ist es z.B. möglich, sich schnell einen Überblick über die monatlichen Einnahmen und Ausgaben pro Sachkonto eines Objektes zu verschaffen. Beim Export für eine Firma wird die Übersicht je Objekt gruppiert.

Mit dem neuen Export können eine aggregierte Mieter-Übersicht und eine Soll-Haben-Liste je Monat erstellt werden.

Bei objektübergreifender Auswahl wird eine separate Excel-Datei je Objekt generiert.

Mieter-Übersicht

Die Mieter-Übersicht aggregiert mehrere nutzerspezifische Inhalte, die bisher nur in verschiedenen Listen bereitgestellt wurden.

•Mietanpassung (Indexmiete, Staffelmiete usw.)

•Kündigungsbedingungen

•Optionen

•Indexklauseln

•Staffeln inkl. QM-Preise
- letzte Änderung
- letzte Miete
- aktuelle Miete
- nächste Mieten (sämtliche zukünftigen Staffeln)

Soll-Haben-Salden-Liste je Monat

Die Soll-Haben-Liste je Monat beinhaltet eine Übersicht der Soll-, Haben- und Saldenbeträge der einzelnen Nutzer aufgeschlüsselt nach Monaten.

Die Erstellung von Einzelbriefen wurde deutlich beschleunigt. Davon profitieren insbesondere umfangreichere Exporte wie der aus der Abrechnung. Die Erstellung von Einzelbriefen wird für Einzel-Archivierung, E‑Mail-Versand sowie die Übergabe an Casavi und iDWELL benötigt.

Die nachstehenden Änderungen gelten für folgende Programmteile:

•Abrechnung

•Wirtschaftsplan

•Ausweis §35a EStG

Im Anschluss an den Export wird ein für den Duplexdruck optimiertes PDF-Dokument anstelle eines Word-Dokuments erzeugt.

Zusammengefasst:

•PDF- anstelle Word-Dokument

•Duplexdokument mit Leerseite

In Kombination mit E‑Mail-Versand bzw. der Übergabe an Casavi bzw. iDWELL werden wie bisher nur die übrigen postalisch anzusprechenden Empfänger in das Druck-Dokument übergeben. In dieser Konstellation entfällt das zusätzliche Dokument mit allen Empfängern.

Das Erfassungsformular der Buchungserfassung wurde von 9 auf 16 Konten erweitert.

Dies kann insbesondere bei Umbuchungen, z.b. für Heizkosten, einen Mehrwert für Anwender bieten, die bisher mit 9 Kontierungszeilen an ihre Grenzen stießen. Darüber hinaus ist diese Erweiterung korrespondierend zur Erweiterung der Nutzer-Staffelkonten (ebenfalls von 9 auf 16 Positionen) erforderlich geworden.

Die Kontierungsformulare der Zahlungsträger, Dauerzahlungsträger, Zahlungsträgerimport sind diesbezüglich bereits heute unlimitiert.

Bisher konnten in Verbindung mit der Kontenplanerweiterung je nach Variante zwar teilweise bis zu 499 Nutzer-Unterkonten angelegt, jedoch nur bis zu 9 Staffelkonten je Nutzer verwendet werden. Diese Limitierung wurde nun von 9 auf bis zu 16 Nutzer-Staffelkonten angehoben.

Folgende bisher begrenzende Programmteile wurden entsprechend erweitert:

•Nutzer: Erlöspositionen-/Erlöserwartungsliste (bis zu 20 Konten oder verdichtet auf Kontotypen)

•Buchungserfassung

Unter Extras > Optionen > Register Einstellungen > Stammdaten > Gruppe 6 können bis zu 20 Unterkonten für den Word-Export ausgewählt werden. Die tabellarischen Variablen <<Staffeln...>> sind davon nicht betroffen und enthalten immer sämtliche im Nutzer definierten Positionen.