Der Export und Re-Import von Ablesewerten und Zählerdaten von Einheiten kann stichtagsbezogen je Objekt unter Zähler-Umlage > Sammelerfassung durchgeführt werden.
Für bestehende Umlagen können so Zählerlisten im XLS-Format erzeugt werden, um diese z.B. für die Ablesung zu verwenden und anschließend mit den ergänzten Ablesewerten zu importieren.
Neue und noch nicht vorhandene Zähler(-listen) können für eine oder mehrere Umlagen importiert werden (z.B. auch Einzelzähler in verschiedenen Umlagebereichen wie 610, 620 usw.). Grundsätzlich empfiehlt es sich, zuerst einen Export einer bestehenden Umlage durchzuführen und die daraus generierte Datei zu verwenden, um die Reihenfolge der Spalten und deren Inhalte einzuhalten.
Hinweis:
Für die Zählerstände sind immer die aktuellen Exportdateien der Umlagen zu verwenden. Die Reihenfolge und Bezeichnung der Spalten darf nicht verändert werden. Außerdem kann der Import nur stichtagsbezogen erfolgen.
Die Inhalte der folgenden Spalten können bearbeitet bzw. mit den entsprechenden Daten ergänzt werden:
•aktueller Standort (wird aus Vorjahr übernommen)
•aktuelle Info
•aktueller Zähler (wird aus Vorjahr übernommen)
•aktueller Stand
Folgende Felder sollten ausschließlich bei einem Zählerwechsel verwendet werden und bleiben ansonsten leer:
Die Mehrfachselektion kann über die zusätzlichen Schaltflächen oder wie bisher über das Kontextmenü und aufgerufen werden.
Dies umfasst folgende Variationen:
•ein Objekt-Sachkonto für mehrere Objekte (Aufteilung auf mehrere Objekte)
•mehrere Objekt-Sachkonten eines Objekts
•ein Objekt-Sachkonto mit mehreren Einheiten-Zuordnungen
•ein Objekt-Sachkonto mit mehreren Nutzer-Zuordnungen
Tipp:
Die Kontenauswahl kann über vordefinierbare Kontenvorschläge erfolgen. Diese wurden bereits vor einigen Jahren u.a. in Verbindung mit der Buchungserfassung implementiert und können unabhängig von den Kontoarten verwendet werden.
Als Ergebnis werden die ausgewählten Konten in den Datenbereich übernommen. Je nach Kontendefinition werden die Konten für §35a EStG aufgesplittet.
Anschließend können die Beträge entsprechend zugeordnet werden.
Tipp:
Die Betragseingabe wurde im Hinblick auf eine schnelle Erfassung optimiert. Durch Eingabe des Betrages und Bestätigen mit ENTER wird direkt zur Betragseingabe des nächsten Kontos gewechselt.
Die halbautomatische Betragsaufteilung kann über die gleichnamigen Schaltfläche aufgerufen werden. Bei Bedarf kann der Betrag vorab in nach §35a EStG abzugsfähige und nicht abzugsfähige Beträge aufgeteilt werden.
Die Betragsaufteilung erfolgt anhand der im Konto hinterlegten Umlageschlüssel und basierend auf den zum Stichtag gültigen Umlagewerten.
Beispiel:
Beispiel 1:
Das Objekt besteht aus 4 Gebäudeteilen. Die Kosten sollen vorweg pro Gebäude aufgeteilt werden. In den Konten sind bspw. die jeweiligen Flächen oder Miteigentumsanteile als Umlageschlüssel hinterlegt. Die Aufteilung der Beträge erfolgt nun im Verhältnis der kumulierten Umlagewerte der Gebäude.
Beispiel 2:
Eine Rechnung für Hausmeistertätigkeiten wurde für mehrere Objekte ohne nähere Zuordnung gestellt. Die Rechnung soll nun auf die Objekte nach deren Umlageanteil aufgeteilt werden.
Im Rahmen der Betragsaufteilung wurden die Umlagewerte ausgelesen. Die Spalten Berechnung und Umlagewert enthalten nun die zugrunde gelegten Werte und Formeln und können als Prüfgrundlage verwendet werden. Die Berechnung wird zudem als Beleg in eine zusätzliche Zeile des Buchungstextes übernommen.
Unterstützt werden ausschließlich Konten mit folgenden Umlageverfahren:
Unter Grunddaten > Sachbearbeiter kann der einzelne Sachbearbeiter seine Vertretungsperson bspw. bei Urlaub oder Krankheit hinterlegen. Dem vertretenden Sachbearbeiter werden nun für den definierten Zeitraum nicht nur die ihm zugeordneten Objekte, sondern auch die des zu vertretenden Sachbearbeiters vorgeschlagen, ohne dass es einer weiteren Auswahl bedarf.
Beim Programmstart erhalten beide, also der vertretene sowie der zu vertretende Sachbearbeiter, eine entsprechende Hinweismeldung.
Hinweis:
Grundsätzlich kann jeder Sachbearbeiter nur eine Vertretungsperson hinterlegen. Im Gegensatz dazu kann jedoch eine Vertretungsperson von mehreren Sachbearbeitern als Vertretung eingesetzt werden.
Die Vertretung wirkt automatisch auf die Selektion des Sachbearbeiters in praktisch sämtlichen Auswahlformularen:
Dokumente, die bisher nur im proprietären QRP-Format (Quickreport) archiviert wurden, können ab sofort als PDF-Dokumente archiviert werden.
Vorteile im Überblick:
•Archivierung als PDF möglich (anstelle QRP)
•Dokumente direkt als PDF speichern (bisher nur QRP)
•Druckvorschau als PDF auf separatem Bildschirm anzeigen
Im Rahmen des Updates bleibt das bisherige proprietäre QRP-Format als Standardformat voreingestellt.
Wird PDF als Dateiformat für Dokumente präferiert, so muss dies seitens des SIDOMO-Administrators unter Extras > Optionen > Drucker entsprechend eingestellt werden.
Auswahlvarianten:
•Druckvorschau & Archiv-Dokument im PDF-Format
•Druckvorschau im QRP-Format & Archiv-Dokument PDF-Format
•Druckvorschau & Archiv-Dokument im QRP-Format
Über das Speichern-Menü der Druckvorschau steht nun grundsätzlich, also unabhängig vom gewählten Format in den Optionen, das PDF-Format zusätzlich zur Verfügung.
Tipp:
Wird die Option Vorschau & Ausdrucke im PDF-Format gewählt, kann die Druckvorschau ebenfalls im PDF-Format erstellt und damit wahlweise auf dem Zweit- bzw. Drittbildschirm angezeigt werden. Dies war bisher im QRP-Format nicht möglich.
In diesem Fall muss das Dokument vollständig generiert werden, um im Anschluss am Bildschirm dargestellt werden zu können. Im QRP-Format wurde es schon während der Erzeugung angezeigt. Insbesondere bei großen Dokumenten, wie es insbesondere bei Jahresabrechnungen in größeren Liegenschaften der Fall ist, kann dies ungünstig sein.
Hinweis:
Die PDF-Funktionalität wird ab Windows 10 (Version 1803) unterstützt. Bei Windows-Versionen, die diese Mindestanforderungen nicht erfüllen, werden automatisch QRP-Dokumente erzeugt.
Wir empfehlen ausdrücklich den Einsatz eines originären PDF-Viewers (bspw. Adobe Acrobat Reader) als Windows-Standard-Anwendung für PDF-Dokumente. Die Funktionalität von Browsern und bestimmten PDF-Tools als PDF-Viewer ist in Verbindung mit SIDOMO zumindest teilweise eingeschränkt, insbesondere wenn Archivdokument & Druckvorschau gleichzeitig gewählt werden und SIDOMO dort 2 separate Durchläufe ausführen muss.
Auf Grund gesetzlicher Änderungen (EWPBG, StromPBG und das CO2-Kostenaufteilungsgesetz) wurde von der Arbeitsgemeinschaft Heiz- und Warmwasserkostenverteilung e. V. (ARGE-HeiWaKo) das Datenaustauschformat mit der Version 3.10 angepasst. Diese Erweiterung wurde in SIDOMO umgesetzt und ermöglicht weiterhin den Datenaustausch folgender Datensätze:
•Abgleich der Ordnungsbegriffe (A-Satz)
•Liegenschafts- und Mieterdaten (L-/M-Satz)
•Nutzerdaten/Abrechnungsergebnisse (D-Satz und E898)
Um die Anforderungen an den HeiWaKo-Datenaustausch realisieren zu können, wurde in SIDOMO® mit dem Gebäude eine neue Verwaltungsebene integriert, die in der Regel ein Haus / Gebäudeteil des Objektes repräsentiert. Das Gebäude wird derzeit nur für den Datenaustausch mit Messdienstleistern benötigt. Im neuen Programmteil Stammdaten > Gebäude können neue Gebäude angelegt bzw. bestehende Gebäude bearbeitet und mit den erforderlichen Daten versehen werden. Im Statusbereich wurden die notwendigen Schaltflächen für den Datenaustausch integriert.
Automatisierte Neuanlage von Gebäuden mit bestehenden Liegenschaftsnummern
Beim Update auf SIDOMO® 2024 werden für Objekte, die bereits am HeiWaKo-Datenaustausch teilnehmen, automatisch neue Gebäude angelegt. Grundsätzlich wird je Straßenname (Einheit > Feld Straße) ein Gebäude generiert. Zusätzlich werden die vorhandenen Merkmale von HeiWaKo, u.a. die Liegenschaftsnummer, geprüft und bei der Neuanlage der Gebäude berücksichtigt. Die neu angelegten Gebäude werden der jeweiligen Einheit zugeordnet.
Hinweis:
Bitte beachten Sie, dass bei der Neuanlage von Gebäuden unterschiedliche Schreibweisen in den Straßennamen (Einheit > Feld Straße) berücksichtigt werden. Wir empfehlen daher, die Straßennamen vor dem Update zu überprüfen. Sollen mehrere Einheiten korrigiert werden, ist im Kontextmenü die Funktion Ändern > Einheitenstamm > Reg. Einheit > Straße zu verwenden.
Für einen erfolgreichen HeiWaKo-Datenaustausch, insbesondere für den Export der Liegenschafts- und Mieterdaten (L-/M-Satz), müssen folgende Pflichtangaben einmalig im Gebäude erfasst werden:
•Reg. Gebäude > das Feld Typ
•Reg. HeiWaKo > die Felder Unternehmen und Kundennummer, Angaben zu den Wechselkosten, den Vorauszahlungen und eine Umlage für die Grundanteile der Heizkosten
•Reg. HeiWaKo > Unterregister CO2-Abgabe, Angaben zur Aufteilung der CO2-Kosten
Bereits vorhandene HeiWaKo-Daten werden bei der Datenkonvertierung selbstverständlich in die Gebäude übernommen.
Die bisher unter Objekt > Register WEG-Versammlung erfassten Versammlungsdaten wurden in einen separaten Programmteil WEG-Versammlung ausgelagert, wodurch die Versammlungseigenschaften nun je Versammlung erfasst und vorgehalten werden können. Somit bleiben historische Daten früherer Versammlungen wie Ort, Uhrzeit, betraute Sachbearbeiter usw. erhalten.
Basierend auf den bisher erfassten Tagesordnungspunkten und Beschlüssen werden im Rahmen der Datenumsetzung für das Update von SIDOMO 2023 auf SIDOMO 2024 generische Versammlungen erzeugt.
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