Beim Buchen des Zahlungsträgerimports werden üblicherweise von vielen Bankingprogrammen die realen Bankkontosalden mitgeliefert. Damit stehen üblicherweise der Banksaldo vor und nach jedem Buchungstag zur Verfügung. Diese können und werden beim Buchen schon seit vielen Jahren mit dem Banksaldo laut SIDOMO abgeglichen.
Diese Verprobung berücksichtigt nun auch noch nicht kontierte bzw. nicht für den Buchungslauf ausgewählte Umsätze. Diese werden in einer zusätzlich erscheinenden Spalte ausgewiesen beim Endsaldo laut SIDOMO eingerechnet.
Beispiel:
War es früher so, dass der Abgleich von übermitteltem Banksaldo (lt. Bankingsoftware) zum Banksaldo in SIDOMO nur dann sicher vorgenommen werden konnte, wenn auch sämtliche Umsätze kontiert und im Buchungslauf ausgewählt wurden, so werden nun sämtliche -also auch unkontierte- Umsätze berücksichtigt.
Insbesondere wenn ein Bankkonto nachgebucht werden muss, oder durch Zeitdruck und aufgrund fehlenden Belegen nicht sämtliche Buchungen kontiert werden können, sollte diese Erweiterung eine deutliche Erleichterung darstellen.
Hinweis:
Der zum Buchen ausgewählte Umsatz mit dem aktuellsten Datum wird als Stichtag für den Endsaldo herangezogen. Sind demnach im Zahlungsträgerimport Umsätze bis zum 27.07.2021 enthalten, jedoch lediglich Buchungen inkl. dem 19.07.2021 kontiert, dann fungiert der 19.07.2021 als Stichtag für die Verprobung der Endsalden.
In der WEG-Abrechnung erfolgt der Ausweis der Umsatzsteuer nun je Steuersatz im Abrechnungsmodus Brutto + VSt.-Ausweis. Er basiert auf den gebuchten Beträgen, anders als es bspw. bei optierenden Mietern der Fall ist, wo immer der jeweils gültige USt.-Satz (ggf. getrennt nach 16% und 19%) auf den Netto-Betrag aufgeschlagen wird.
In der Jahresabrechnung der Betriebs- und Nebenkosten wird die Umsatzsteuer zukünftig anteilig auf das Netto-Abrechnungsergebnis mit 16% und 19% aufgeschlagen. Das Verhältnis wird nach dem jeweiligen Mieter-Berechnungszeitraum tagesgenau ermittelt.
Grundlage bildet das Anwendungsschreiben des Bundesfinanzministeriums vom 04.11.2020. Die Ausführungen können dort unter dem Punkt 8. Sonder- und Ausgleichszahlungen bei Miet- oder Leasingverträgen (Seite 7 / Randnummer 15) nachgelesen werden.
•Das Netto-Abrechnungsergebnis wird zeitanteilig in Abhängigkeit vom Nutzer-Berechnungszeitraum in einen Netto-Betrag für 16% und 19% USt. aufgeteilt und der entsprechende USt.-Betrag aufgeschlagen.
•Buchhalterische Grundlage stellen die erfassten Beträge mit deren verwendetem USt.-Satz dar.
•Betroffen von dieser Methodik sind ausschließlich optierende Mieter.
•Der 2-fache Wechsel des USt.-Satzes, der bspw. bei einem Abrechnungszeitraum vom 01.05.2020 bis 30.04.2021 zutreffen würde, wird unterstützt. In der Abrechnung wird jedoch nur ein Netto-Betrag je USt.-Satz für die Berechnung verwendet, wobei die zugrunde gelegten Berechnungstage detailliert aufgeschlüsselt werden.
•Bei unterschiedlichen Zeiträumen in den Abrechnungskreisen wird das älteste Ab-Datum und das neueste Bis-Datum aller Kreise für den Zeitanteil verwendet.
•Mieter mit einem Berechnungszeitraum ohne USt.-Änderung erhalten einen Ausweis im bisherigen 1-zeiligen Layout ohne zeitanteilige Berechnung der USt..
•Wohnanlagen (WEG) und damit optierende WEG bleiben unberücksichtigt, d.h. es wird nur der zum Ende des Abrechnungszeitraum gültige USt.-Satz verwendet.
•Die Variablen für Nutzergruppen <<NutzergruppeErgebnis...>> im Rahmen des Word-Exports beinhalten nur den absolutem USt.-Betrag ohne Angabe des USt.-Satzes. Sie sind daher nicht als Rechnung im Sinne des §14 UStG verwendbar. Diese Funktion wird über den Abrechnungsausdruck i.V.m. den übrigen Rechnungsangaben wahrgenommen.
Im FiBu-Export für das Format DATEV (ASCII) können nun abweichende Kreditoren-Nummern je Firma (Mandant) festgelegt werden. Hierbei kann eine Überleitungsliste in Form einer CSV-Datei mit den mandantenspezifischen Kreditoren-Nummern erzeugt werden.
Wird keine CSV-Datei in diesem Feld hinterlegt (Standard), dann gelten die Kreditoren-Nummern gemäß dem Lieferantenstamm.
Hinweis:
Es gelten folgende Grundsätze für die CSV-Datei:
•Bei erstmaliger Erzeugung werden
a) die ggf. schon im Lieferantenstamm hinterlegten Kreditoren-Nummern übernommen
b) je gebuchtem Lieferanten je Firma (Mandant) eine Zeile erzeugt
•bei neue hinzukommenden Lieferanten wird automatisch eine neue Zeile mit einer "leeren" Kreditoren-Nummer erzeugt
In der WEG-Eigentümerabrechnung kann nun auch der Vermögensbericht (anstelle des Vermögensstatus) ausgegeben werden. Er wird nach dem Update als Standard im Einstellungsformular der Abrechnung vorgeschlagen. Alternativ kann weiterhin der Vermögensstatus gewählt werden.
Zudem wurden die Begrifflichkeiten mit dem WEModG harmonisiert. Dies umfasst die Begriffe in den einzelnen Programmsegmenten, den Ausdrucken sowie den Seriendruckfeldern für den Word-Export. Folgende Ersetzungen wurden dabei u.a. vorgenommen.
bisher
ab sofort
Instandhaltungsrücklage = Rücklage (Unterklassifizierungen über Rücklageart)
Im FiBu-Export für das Format DATEV (ASCII) können nun abweichende Kreditoren-Nummern je Firma (Mandant) festgelegt werden. Hierbei kann eine Überleitungsliste in Form einer CSV-Datei mit den mandantenspezifischen Kreditoren-Nummern erzeugt werden.
Wird keine CSV-Datei in diesem Feld hinterlegt (Standard), dann gelten die Kreditoren-Nummern gemäß dem Lieferantenstamm.
Hinweis:
Es gelten folgende Grundsätze für die CSV-Datei:
•Bei erstmaliger Erzeugung werden
a) die ggf. schon im Lieferantenstamm hinterlegten Kreditoren-Nummern übernommen
b) je gebuchtem Lieferanten je Firma (Mandant) eine Zeile erzeugt
•bei neue hinzukommenden Lieferanten wird automatisch eine neue Zeile mit einer "leeren" Kreditoren-Nummer erzeugt
Im Programmteil Vermögensstatus steht nun der zusätzliche Modus Vermögensbericht zur Verfügung, der im WEModG i.V.m. dem §28 Abs. 4 WEG in der ab 01.12.2020 gültigen Fassung gefordert wird. Dieser beinhaltet zusätzlich zu den schon im Vermögensstatus enthaltenen Positionen wie Rücklagen, Geldkonten, Forderungen und Verbindlichkeiten auch zusätzliche und in der Regel nicht buchhalterisch erfasste vermögensrelevante Positionen. Diese werden im kürzlich neu geschaffenen Programmteil WEG-Vermögenswerte erfasst.
Folgende Rubriken beinhaltet der Vermögensbericht:
Unter dem Menüpunkt Stammdaten steht der neue Programmteil WEG-Vermögenswerte zur Verfügung, der u.a. für den Vermögensbericht im Rahmen des §28 Abs. 4 WEG in der neuen Fassung erforderlich werden wird.
Hinweis:
Neue Vermögenswerte können ab sofort erfasst werden, wobei die Integration in den Vermögensbericht noch etwas Zeit in Anspruch nehmen wird.
•Zeitwert (Wert gemäß AfA-Tabelle aus Nutzungsdauer (automatisiert), Wert gemäß Eingabe, ohne Wert)
Welche Daten können optional angegeben werden:
•Zugang (Erwerb/Schenkung/Überschreibung) mit Anschaffungswert und Zusatzinfo
•Abgang (Veräußerung/Stilllegung/defekt) mit Veräußerungswert und Zusatzinfo
Hinweis:
Nach derzeitiger Planung werden die Werte und insbesondere der Zeitwert nicht im Vermögensbericht ausgegeben, jedoch verwaltungsbedingt vorgehalten. Derzeit besteht unserer Kenntnis nach keine Verpflichtung für die Angabe eines Zeitwertes. Jedoch können diese Daten als zusätzliche Informationen durchaus relevant für den Verwaltungsbeirat bzw. die Eigentümer sein.
Die Infofelder beinhalten im Kontextmenü vordefinierte Vorschläge. Diese werden um verwendete Infotexte erweitert.
Ebenso verhält es sich mit vordefinierten Daten aus der AfA-Tabelle. Diese beinhalten schon häufig vorkommende Positionen und werden durch selbst verwendete erweitert.
Tipp:
Die Anzeige und Berechnung der Zeitwerte erfolgt im Falle der Automatikfunktion basierend auf den Nutzungsjahren der AfA-Tabelle und schreibt sich automatisch mit fortschreitendem Alter fort.
In der E/A-Abrechnung bzw. E/A-Aufstellung können nun Profile angelegt werden. Ein definiertes Profil legt einen Großteil der Einstellungen fest und ermöglicht dadurch ein standardisierteres Berichtswesen mit verminderter Fehleranfälligkeit bei der Vornahme der Selektionen.
Im Rahmen des Updates werden folgende 5 Beispielprofile bereitgestellt:
Die Profile beinhalten die Einstellungen in den Gruppen 5: Selektion, 6: Anzeige und 7: Ausgabe. Die Einstellungen für den Zeitraum und das WJ bleiben editierbar, soweit Eingaben bei der Anlage des Profils verwendet (gefüllt) wurden. Ein Profil mit dem Typ E/A-Abrechnung, welches typischerweise kein WJ enthält, wird demnach das Feld WJ sperren und ausgrauen.
Der Word-Export ist weiterhin im Modus E/A-Abrechnung sowie in allen individuellen Konstellationen mit folgenden Mindestanforderungen (also auch in der E/A-Aufstellung!) möglich:
•Wirtschaftsjahr = kein
•Abgrenzungen = keine
•Konto-Art = alle
•Konto-Kreis = alle
•Einnahmen = komprimiert
•Ausgaben = detailliert
Für die Anlage, das Umbenennen sowie das Löschen von Profilen steht das neue Benutzerrecht Auswertung: Profile verwalten zur Verfügung.
Hinweis:
Das Benutzerrecht Auswertung: Profile verwalten, welches zum Anlegen, Umbenennen und Löschen von Profilen erforderlich ist, ist standardmäßig gesperrt und muss somit erst seitens des Administrators freigegeben werden.
Im Vermögensstatus kann nun ein separater Modus gewählt werden, der bis zu 10 Jahre im Vergleich darstellt. Dieser bezweckt primär die vereinfachte Fehlersuche über einen größeren Zeitraum, ohne den Status einzeln für die gewünschten Jahre aufrufen und ggf. selbst in einer Excel-Tabelle die Veränderung zum Vorjahr ermitteln zu müssen.
Die Zeile Zusammenfassung beinhaltet im 2-spaltigen Bilanzlayout den Saldo bzw. im einfachen 1-spaltigen Layout das rechnerische Vermögen. Die Zeile Veränderung beinhaltet die Veränderung der Zeile Zusammenfassung zum Vorjahr, was bspw. im 2-spaltigen Bilanzlayout der Saldo-Veränderung zum Vorjahr entspricht.
Der neue Modus umfasst folgende Rahmendaten:
•max. 10 Jahre
•Anzeige im Datengitter und Export nach Excel (kein Ausdruck)
•per Doppelklick kann in ein gewünschtes Jahr gewechselt werden
Die neue Sachbearbeiter-Übersicht kann aus dem Menü Übersichten aufgerufen werden.
Sie bietet eine detaillierte Übersicht der Zuordnungen sämtlicher Sachbearbeiter zu folgenden Stammdaten:
•Objekte: Verwaltung
•Objekte: Buchhaltung
•Objekte: Technik
•Objekte: Sonder1
•Objekte: Sonder2
•Objekte: Sonder3
•Objekte: Makeln
•Trinkwasseranlagen
•Einheiten: Makeln
•Bankkonten
•Cloud: Mitteilungen
•Vorgänge: Koordination
•Vorgänge: Bearbeitung
Zudem umfasst sie eine Ändern-Funktion, mithilfe die Zuordnungen bzw. Zuständigkeiten eines Sachbearbeiters bspw. beim Ausscheiden aus dem Unternehmen auf einen anderen Sachbearbeiter umgeschrieben werden können.
Ab sofort bietet SIDOMO die Funktion Mahnen auch für Kreditoren an. Mit dem Modul kreditorische Buchhaltung steht in der OP-Verwaltung diese neue Funktion zur Verfügung. Mit dessen Hilfe können beispielsweise Weiterbelastungen an Handwerker (für von ihnen verursachte Schäden im Rahmen ihrer Tätigkeiten) in einem Bearbeitungslauf angemahnt werden.
Selbstverständlich wird ein Ausdruck/Protokoll über den Mahnlauf erzeugt.
Eine Briefvorlage Mahnbrief (Kreditor).doc ist in den Musterbriefen vorhanden. Diese sollte auf die individuellen Bedürfnisse angepasst werden.
Im FiBu-Export-Formular stehen nun 2 Felder für die Hinterlegung von folgenden Überleitungstabellen (Kontomapping) zur Verfügung:
•FiBu - abw. FiBu-Konten.csv
•FiBu - abw. Steuerkennzeichen und Steuerkonten.csv
Grundsätzlich sind diese Überleitungstabellen im Format DATEV (ASCII) obligatorisch. Für alle übrigen FiBu-Formate können diese unberücksichtigt bleiben.
Beispiel für SKR03
Beispiel für SKR04
Die CSV-Überleitungsdatei FiBu - abw. FiBu-Konten.csv beinhaltet alternative Automatikkonten für Umsatzerlöse, wenn der USt.-Satz der SIDOMO-Buchung von dem zum Belegdatum gültigen USt.-Satz abweicht.
Dies würde bspw. dann greifen, wenn zwischen dem 01.07.2020 und dem 31.12.2020 der USt.-Satz von 7% bzw. 19% in einer Buchung verwendet werden würde. Ebenso greift diese Regel bei Buchungen mit 5% bzw. 16% mit Belegdaten bis zum 30.06.2020 sowie ab dem 01.01.2021.
Beispiel für SKR03
Beispiel für SKR04
Die CSV-Überleitungsdatei FiBu - abw. Steuerkennzeichen und Steuerkonten.csv beinhaltet alternative USt.-Schlüssel (Buchungsschlüssel) sowie USt.-Konten, wenn der USt.-Satz der SIDOMO-Buchung von dem zum Belegdatum gültigen USt.-Satz abweicht.
Dies würde bspw. dann greifen, wenn zwischen dem 01.07.2020 und dem 31.12.2020 der USt.-Satz von 7% bzw. 19% in einer Buchung verwendet werden würde. Ebenso greift diese Regel bei Buchungen mit 5% bzw. 16% mit Belegdaten bis zum 30.06.2020 sowie ab dem 01.01.2021.
Im Rahmen des am 12.06.2020 von der Bundesregierung beschlossenen Konjunkturpaketes (2. Corona-Steuerhilfegesetz) werden u.a. die Umsatzsteuersätze am 01.07.2020 von 19 auf 16 Prozent bzw. 7 auf 5 Prozent abgesenkt.
Für die erleichterte Anpassung des Umsatzsteuersatzes wurde das Modul MwSt.-Anpassung für die Änderung des USt.-Satzes entwickelt. Das Modul steht jetzt zur Verfügung. Die Vorgehensweise entnehmen Sie bitte der Beschreibung.
Die neue Funktion unter Abrechnung > Mahnkosten bietet eine Übersicht der gebuchten Mahnkosten je Nutzer. Sie kann über einen beliebigen Zeitraum (Monat, Quartal, Jahr usw.) verwendet werden.
Weiterhin können die gebuchten Mahnkosten ermittelt, und automatisch in die Festbetragserfassung übergeben sowie als Zahlungsträger zugunsten der Verwaltungsgesellschaft überwiesen werden.
Im Ausdruck/Protokoll werden sämtliche in Rechnung gestellten Beträge in Verbindung mit der Berechnungsgrundlage aufgeführt.
Festbeträge und Auszahlung an die Verwaltung
Die ermittelten Beträge des Unterkontos können in die Festbetragserfassung eines Sachkontos übernommen werden (bspw. für die Umlage in einer Hausgeldabrechnung) und/oder der Verwaltung per Überweisung ausgezahlt werden.
Tipp:
Funktionen im Überblick:
•Ermittlung der gebuchten Mahnkosten für beliebige Zeiträume
•Übernahme in die Festbetragserfassung
•Erstellung von Überweisungsträgern zur Auszahlung der Zusatzentgelte
Unter dem Menüpunkt Grunddaten -> E‑Mail können für wiederkehrende Mitteilungen per E‑Mail entsprechende E‑Mail-Vorlagen und Textbausteine erstellt werden. Über die Schaltfläche Hinzufügen werden unkompliziert neue Vorlagen/Bausteine angelegt. Über Rechtsklick stehen diverse Platzhalter zur Verfügung.
Zu der Differenzierung von E‑Mail-Vorlagen (Vorlage), Text-Bausteinen (Baustein) und Einzel-Variablen (Platzhalter):
•eine Vorlage besteht aus Betreff + Mailtext
•ein Baustein besteht aus einem Mailtext oder aus einem Teil-Mailtext
•ein Platzhalter besteht aus einer Einzelvariable und kann separat als auch innerhalb von Vorlagen und Bausteinen verwendet werden
Die Vorlagen und Bausteine können in folgenden Programmteilen verwendet werden:
•Kontaktieren > Word > Einzel-E‑Mail
•Kontaktieren > E‑Mail
•Exportieren > Word > Einzel-E‑Mail
•Exportieren > E‑Mail-Programm
Per Rechtsklick der E‑Mail-Betreffzeile können Vorlagen und Platzhalter ausgewählt werden. Im Textfeld werden ebenfalls per Rechtsklick zusätzlich die Bausteine zur Auswahl angeboten.
Unter Optionen > Einstellungen > E‑Mail kann benutzerbezogen eine Standard E‑Mail-Vorlage für die Stammdaten definiert werden.
(teilweise nur Modul Office Plus für Einzel-E‑Mail)
Im Kontoauszug können Nutzerbuchungen nun aus den Bereichen der Unterkonten 1-9 und Einzelkonten 10-19 gemeinsam erneut aufgeteilt werden.
Die Funktionen zum nachträglichen umkontieren war bisher auf Sachkonten 20-9999 und Einzelkonten 10-19 beschränkt. Da sich Fehlbuchungen nicht selten auf die Unterkonten 1-9 oder sogar auf eine Kombination von Unter- und Einzelkonten bezogen, war eine entsprechende Erweiterung dieser Funktion sinnvoll.
Die Funktion kann über den Eintrag Konten > ... des Kontextmenüs (Rechtsklick) aufgerufen werden.
Beispiel:
Ein Mieter hat Rückstände i.H.v. 90,00 € aus der Nebenkostenabrechnung 2017. Zudem steht eine Miete i.H.v. 560,00 € für den Januar 2019 offen.
Obwohl der Mieter 380,00 € mit der Zweckbestimmung "Miete Januar 2019 abzueglich Minderung lt. Telefonat vom 04.01.2019" überweist, kontiert der Sachbearbeiter in der Buchhaltung diesen Betrag unter Priorisierung die ältere Forderung im Form des Abrechnungsergebnisses i.H.v. 90,00 € und bucht dann den Rest i.H.v. 290,00 € (230,00 € NK, 60,00 € Kaltmiete) auf die Miete.
Im Rahmen des regulären Mahnwesens stellt der Sachbearbeiter fest, dass dieser Betrag i.H.v. 380,00 € vollständig auf die Miete gebucht werden muss. Über die neue Funktion kann die Buchung, ohne diese stornieren und anschließend neu einbuchen zu müssen, über das Kontierungsformular erneut kontiert werden.
Die Übersicht der Lastschrift-Termine bietet eine Übersicht von Nutzern mit bzw. ohne einer Vereinbarung zum Einzug per SEPA-Lastschriftverfahren. Hierbei kann ein beliebiger Zeitraum (Monat, Jahr usw.) verwendet werden.
Mit dessen Hilfe können Zuschläge für die Nicht-Teilnahme am Zahlungsverkehr zu den jeweiligen Sollstellungsterminen ermittelt werden. Die ermittelten Beträge können automatisch in die Festbetragserfassung sowie als Überweisung zugunsten der Verwaltungsgesellschaft übergeben werden.
Im Ausdruck/Protokoll werden sämtliche in Rechnung gestellten Beträge in Verbindung mit der Datengrundlage aufgeführt.
Festbeträge und Auszahlung an Verwaltung
Die ermittelten Beträge können auf der Grundlage der vom Anwender festgelegten Entgelthöhe in die Festbetragserfassung eines Sachkontos übernommen und der Verwaltung per Überweisung ausgezahlt werden.
Tipp:
Funktionen im Überblick:
•Ermittlung der Nicht-Teilnahme am Lastschrifteinzug für beliebige Zeiträume
•Übernahme in die Festbetragserfassung
•Erstellung von Überweisungsträgern zur Auszahlung der Zusatzentgelte
