HINWEIS FÜR ANWENDER DES ZAHLUNGSTRÄGERIMPORTS BEZÜGLICH DER ÜBERNAHME VON BUCHUNGSTEXTEN
Ab der Programmversion vom 24.07.2015 wurde die Übernahme der Buchungstexte vereinheitlicht. Im Rahmen dieser Anpassung wurden bestimmte Sonderfunktionalitäten dem Diktat der Systematik unterworfen.
Unter welchen Bedingungen sind Anwender betroffen?
•Der Haben-Text des Nutzers genießt nicht mehr die höchste Priorität für die Übernahme des Buchungstextes, soweit in den Option die Einstellung "nur Verwendungszweck" (siehe Abb.) gewählt wurde.
Wie kann ein einheitlicher Buchungstext für die Übernahme aus dem Zahlungsträgerimport erzwungen werden?
•Einstellung "nur OP-Text bzw. Haben-Text des Nutzers" unter "Extras > Optionen > Reg. Einstellungen > Reg. Buchhaltung" wählen
•beim Buchen der Zahlung wird gegen die Monatssollstellung gebucht
Wurde bisher in den Optionen unter "Extras > Optionen > Reg. Einstellungen > Reg. Buchhaltung" die Einstellung "nur Verwendungszweck" (letzte Einstellung unten) verwendet, so wurde trotzdem ein ggf. existierender Haben-Text beim Nutzer priorisiert und als Buchungstext übernommen, vorausgesetzt es wurde gegen den bzw. die Offenen Posten der Monatssollstellung gebucht.
Die Einstellung in den Optionen unter "Extras > Optionen > Reg. Einstellungen > Reg. Buchhaltung" hat nun Vorrang und bewirkt, dass...
a)der Soll-Text übernommen wird, soweit der OP-Text vom Soll-Text des Nutzers abweicht,
b)der Standard-Haben-Text "MM.JJJJ Ausgleich Sollst." übernommen wird, soweit kein Haben-Text im Nutzer hinterlegt wurde
c)bzw. der Haben-Text des Nutzers übernommen wird, soweit dieser im Nutzer eingetragen wurde.
Ist beim Nutzer der Soll-Text "Miete und NK MM.JJJJ" und der Haben-Text "Ausgleich Sollst. MM.JJJJ" hinterlegt,
erhält man beim Buchen des OP mit dem Text "Miete und NK 08.2024" den Buchungstext "Ausgleich Sollst. 08.2024".
Haben-Text vorschlagen (OP neu/Konto)
In welchen Programmteilen wird dies angewendet?
•Buchungserfassung > Einnahme/Ausgabe > Nutzer > OP neu/Konto
Welche zusätzlichen Bedingung müssen erfüllt sein?
•Konto 0
•Haben-Text hinterlegt
Welche Daten werden vorgeschlagen?
•Haben-Text des Nutzers
Verwendungszweck vorschlagen (Lastschrift/Überweisung aus OP)
In welchen Programmteilen wird dies angewendet?
•Buchungserfassung > Manuelle Sollstellung > mit Lastschrift/Überweisung
•Offene-Posten-Verwaltung > OP zahlen
Welche zusätzlichen Bedingung müssen erfüllt sein?
•Kein Verwendungszweck im Nutzer hinterlegt (ansonsten wird nur der Soll-Text als Verwendungszweck übernommen)
Welche Daten werden vorgeschlagen?
•Zusammengesetzt aus folgenden Bestandteilen: Soll-Text Nutzerbezeichnung, EinheitenLage Einheitenstraße
•Skonto-Daten im Rechnungseingangsformular der Buchungserfassung eingetragen (Fälligkeit, Skonto-Datum, Prozentsatz, Betrag)
Abbildung
Vorgehensweise im Detail
Objekt: Eintragen des Skonto-Kontos im Register Buchhaltung
Im Objekt-Bearbeitungsformular kann unter dem Register Buchhaltung das Konto für den Skontoabzug erfasst werden (siehe Objekt > Register Buchhaltung).
Hinweis:
Wird das Konto für den Kontoabzug eingetragen, so mindert ein vorgenommener Skontoabzug nicht den Aufwand des Ursprungskontos, sondern erhöht den Erlös auf den Skontokonto. Der ungeminderte Aufwand würde demnach in der Jahresabrechnung belastet werden.
Buchungserfassung: Erfassen der Skonto-Daten im Rechnungseingangsformular
In der Buchungsmaske müssen Fälligkeit (=Zahlungsziel), Skonto-Datum (=Datum bis zu welchem der Skonto vom Rechnungssteller gewährt wird), Prozent (=Skonto-Prozentsatz) und der Betrag (=um den Skonto reduzierte Zahlungsbetrag) hinterlegt werden (siehe Buchungserfassung > Rechnungseingang > Buchungsformular).
Im Anschluss wird die Buchung abgeschossen und es öffnet sich nach Angabe des Fälligkeitsdatums das Überweisungsformular, soweit der Buchungstyp pos. mit ÜW ausgewählt wurde.
Überweisung > Bearbeitungsformular: Skontieren im Kontierungsformular
Innerhalb der Kontierungsmaske kann über die Schaltfläche das Skontierungsformular aufgerufen werden. Hier werden nun sämtliche hinterlegten und für den Skontoabzug relevanten Daten angezeigt und schon vorgeschlagen. Prinzipiell können die Daten nach Überprüfung übernommen und mit bestätigt werden.
Zahlungsträger > Auswahlformular: Übersicht skontierbarer bzw. falsch skontierter Überweisungen
Im Auswahlformular der Zahlungsträger werden nun folgende zusätzliche Spalten im Datengitter bereitgestellt (siehe Zahlungsträger > Auswahlformular):
•Skonto: Typ (= korrekt, fehlt, Datum überschritten, Betrag falsch)
•Skonto: Fälligkeit (= Fälligkeit/Zahlungsziel des Rechnungseingangs)
•Skonto: Datum (= Datum bis zu dem der Skontoabzug gewährt wird)
•Skonto: Betrag (= Betrag nachdem der Skonto abgezogen wurde)
•Skonto: Abzug (= Skontobetrag der noch zusätzlich abgezogen werden kann)
•Skonto: OP (= OP-Nummer der zugrunde liegenden Rechnungseingänge)
Zusätzlich werden in der Statusleiste die Anzahl der jeweiligen Überweisungen nach Skonto-Typ aufgeführt.
Hinweis:
Diese Spalten befinden sich nach dem Update rechts im nicht sichtbaren Bereich und müssen -soweit gewünscht- anwenderseitig in den vorderen sichtbaren Bereich gezogen werden.
(nur Module Kreditorische Buchhaltung & DTA mit Kreditinstituten)
In der Zählererfassung stehen zusätzliche Schaltflächen für den alten bzw. neuen Zähler zum Aufruf der Inventar-Positionen zur Verfügung. Dies umfasst folgende Programmsegmente:
Im Anschluss wird das Auswahlformular der Inventar-Positionen aufgerufen und die Selektionen vorgenommen, sodass der oder die Inventar-Positionen ausgewählt werden. Bei einem Zählerwechsel werden Gewerk, Anlage und Artikel des alten Zählers in den Selektionsbereich übernommen.
Die Inventar-Position kann nun direkt aus dem Auswahlformular angelegt werden, wobei sämtliche Selektionen für den neuen Zähler übernommen werden.
Die Inventarverwaltung wurde in mehreren Programmsegmenten (Objekt, Inventar-Artikel, Inventar-Position) für die Erfassung von Zählern erweitert. Die Änderungen wurden aufgrund der Neufassung des Mess- und Eichgesetzes (MessEG) und der Mess- und Eichverordnung (MessEV) vorgenommen. Beide Vorschriften treten zum 01.01.2015 in Kraft.
Hinweis:
Meldepflicht für geeichte und konformitätsbewertete Messgeräte gemäß §32 Mess- und Eichgesetz
Ab 01.01.2015 müssen alle neu geeichten bzw. konformitätsbewerteten Zähler an eine nach Landesrecht zuständige Behörde gemeldet werden. In der Regel ist das die Landeseichbehörde. Dies betrifft also alle geeichten bzw. konformitätsbewerteten Zähler die ab dem 01.01.2015 eingebaut bzw. getauscht werden, Heizkostenverteiler sind hiervon ausgenommen. Meldepflichtig (ausgenommen Hauptzähler) ist der Hauseigentümer bzw. die Wohneigentümergemeinschaft.
Innerhalb 6 Wochen nach Inbetriebnahme müssen die folgenden Daten gemeldet werden:
2.Hersteller: gemäß Kennzeichnung auf dem Zähler, beispielsweise WDV/Molliné
3.Typbezeichnung: gemäß Kennzeichnung auf dem Zähler, beispielsweise Ultramess C
4.Jahr der Kennzeichnung des Messgeräts: „Eichjahr”, beispielsweise 2015
5.Anschrift desjenigen, der das Messgerät „verwendet”: In der Regel der Gebäudeeigentümer
Hierzu soll auf der Homepage www.eichamt.de ein Onlineverfahren für die Dateneingabe geschaffen werden. Im Augenblick (Stand: 12.12.2014) fehlen noch nähere Bestimmungen wie die Meldung im Einzelnen durchzuführen ist.
U.a. beinhalten die gesetzlichen Regelungen die Pflicht zur Meldung von Zählern, die ab dem 01.01.2015 neu eingebaut bzw. instandgesetzt werden.
Der Inventar-Artikel (siehe Grunddaten > Inventar > Artikel) wurde folgende Eingabemöglichkeit ergänzt:
•Eichdauer (von/bis)
Die Inventar-Position (siehe Stammdaten > Inventar) wurde folgende Eingabemöglichkeiten ergänzt:
•Zähler (Objekt)
•Zähler (Einheit)
Im Objekt (siehe Objekt > Register Ämter) wurde folgende Eingabemöglichkeiten ergänzt:
•Direktlink zur Verwenderanzeige
•Termin zur Überwachung der Verwenderanzeige anlegen
•Memo-Feld (wird automatisch durch die Eingaben des Termins gefüllt)
Im Objekt und in der Einheit steht über das Druckmenü eine erweiterte Zählererfassungsliste zur Verfügung. Folgende zusätzliche Spalten sind enthalten:
In den Bearbeitungsformularen des Objekts sowie des Inventar-Artikels kann nun ein Vorlage-Datum ähnlich wie im Nutzer erfasst werden. Es stehen hierfür ein Datumsfeld und ein Memo-Feld zur Verfügung.
Tipp:
Das Vorlage-Datum im Objekt kann u.a. als Hinweis zum Ablauf des Verwaltervertrages verwendet werden.
Tipp:
Das Vorlage-Datum im Inventar-Artikel kann u.a. als Hinweis zum Ablauf der Eichfrist verwendet werden.
Die Vorlage-Daten sind ebenfalls im Info-Center als eigene Prüfpunkte zugänglich.
Das Vorlage-Datum im Objekt wird zusätzlich in der Konsistenzprüfung als eigener Hinweis ausgegeben.
Im Dienstleister wurde der neue Dienstleistertyp Ableser integriert. Dieser wird u.a. zur Vorbereitung auf das neue Mess- und Eichgesetz benötigt. Sowohl das neue Mess- und Eichgesetz als auch die neue Eichverordnung treten am 01.01.2015 in Kraft.
In SIDOMO werden demnächst weitere Erweiterungen insbesondere in der Inventarverwaltung vorgenommen werden.
Importierte bzw. exportierte Dateien werden nun immer automatisch in das Verzeichnis "Datenbank-Extern" kopiert und mit einem Schreibschutz versehen. Die Dateien erhalten einen eindeutigen Datum-Zeit-Stempel.
Beispiel:
Beispiel für Verzeichnisstruktur (auch siehe Abbildung):
•Kontoauszug: FiBu-Export (Export der Buchungsdatei)
Hinweis:
Aus dem Verzeichnis Datenbank-Extern können die Dateien nicht direkt erneut importiert werden, sondern müssen in ein anderes Verzeichnis kopiert und der Schreibschutz aufgehoben werden.
WICHTIG:
Der Datenbank-Packer sowie der Datenbank-Packer inkludieren dieses Verzeichnis ebenso wie das Archivverzeichnis nicht.
Aus diesem Grund wird empfohlen, diese bei der Steuerung anwenderseitiger Backups zu integrieren.
Weiterhin kann die zu Grunde liegende Import-Datei direkt in den Auswahlformularen des Zahlungsträgerimports, der Zahlungsträger und der D-Sätze über das Kontextmenü (Funktion Anzeigen > Importdatei) aufgerufen werden, wobei CSV-Dateien in Excel und alle übrigen im Editor geöffnet werden.
Zudem steht diese Funktion auch aus den Bearbeitungsformularen des Zahlungsträgerimports und der Zahlungsträger über die Schaltfläche Importdatei zur Verfügung.
(nur Zusatzmodule DTA mit Kreditinstituten, Zahlungsträgerimport, Staffeländerung, Stapelbuchhaltung, DTA mit Kreditinstituten, Darlehen)
Im Rahmen der Sondereigentumsverwaltung können unterschiedliche Zahlungsflüsse über einen Nutzer der Z-Ebene (i.d.R. bildet dieser den SE-Verwalter ab) abgewickelt werden.
Damit für die verschiedenen Zahlungsflüsse auch je Empfänger differenzierte Buchungstexte und Verwendungszwecke verwendet werden können, kann nun im Bearbeitungsformular unter Objekt > Buchhaltung eine CSV-Datei mit Verweisen der jeweiligen Empfängerbankkonten eingerichtet werden.
Es ist also erforderlich, schon verschiedene Empfängerbankkonten (siehe Stammdaten > Empfängerkonto) einzusetzen.
Der Satzaufbau der CSV-Datei lautet wie folgt:
•Spalte A = Firmennummer
•Spalte B = Objektnummer
•Spalte C = Empfängerbankkonto (WEG- oder Verwalterbankkonto, Empfängerkonto des Eigentümers bleibt frei)
•Spalten D = BLEIBT UNVERÄNDERT (definiert den Haupt-Vorfall)
•Spalte E = BLEIBT UNVERÄNDERT (definiert den Unter-Vorfall)
Im Rahmen der Leerstandsverwaltung, die im Programmteil Nutzungsübersicht integriert ist, können nun diverse zusätzliche Kriterien für die Suche nach vermietbaren Wohnungen, Läden und Büros verwendet werden.
Folgende Filter stehen zusätzlich für die Suche nach vermietbaren Einheiten zur Verfügung:
•PLZ-Bereich
•Ort/Straße als freie Eingabefelder
•Einheitenlage (als Textfeld für die Suche nach Geschoss "EG" usw)
•Einheitenart (als Textfeld zum Finden von "Büro" als auch "Büro/Lager" usw.)
•5 kombinierbare Einheitenverteiler (Merkmale wie Einbauküche usw.)
•Kaltmiete (Betrag von/bis )
•Nebenmiete (Betrag von/bis)
•Nebenkosten (Betrag von/bis)
Weiterhin wurde dem Datenbereich eine Sortiermöglichkeit spendiert, was bisher deaktiviert war. Als Ausdrucke stehen nun die aus dem Nutzerstamm bekannte Vertragsliste (inkl. undeklarierte Leerstände) sowie die aus dem Einheitenstamm bekannte Vermietungsliste zusätzlich zur Verfügung.
Beide Plan-Ist-Vergleiche wurden erweitert und bieten nun insbesondere mit der Erweiterung des Wirtschaftsplans größere Einsatzmöglichkeiten.
Im Rahmen der Erweiterung wurden der Plan-Ist-Vergleich Zeitraum (ehemals Budget-Saldo-Vergleich) und der Plan-Ist-Vergleich Wirtschaftsjahr (ehemals Plan-Ist-Vergleich) bezogen auf deren Filter und Selektionsmöglichkeiten vereinheitlicht.
Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen nun zusätzlich zur Erfassung der Planzahlen (siehe Wirtschaftsplan Erfassen) zur Verfügung:
•Debitor: Soll/Ist-Basis
•Kreditor: Haben-/Ist-Basis
•Netto- oder Brutto
Im Wirtschaftsplan wird zudem vermerkt, mit welchen Parametern dieser erfasst wurde.
Folgende Erweiterungen wurden für die Plan-Ist-Vergleiche vorgenommen:
•Auswahl: Firma usw. (Heranziehung der einzelnen Objekt-WP)
•Debitor/Kreditor: Basis
•Verdichtung: kumuliert auf Auswahl (bspw. Firma usw.)
•Layout im Datengitter umstellbar für Objekt- bzw. Kontenvergleich
