Die folgende Liste enthält eine tabellarische Auflistung sämtlicher Änderungen in der Programmversion SIDOMO® 2017. Wichtige Neuerungen sind mit einem gekennzeichnet.
In den Nutzer-Druckoptionen unter Drucken > Einstellungen bzw. über kann nun wahlweise die Vertragsnummer in der Nutzer- bzw. Vertragsliste ausgegeben werden.
In der Eigentümerabrechnung wird nun innerhalb der Rubrik Entwicklung der Rücklage im Detail der Endsaldo des Abrechnungs- bzw. Wirtschaftsjahres unter jeder Rücklage ausgegeben.
Der ausgewiesene Stichtag entspricht grundsätzlich dem Berechnungsdatum.
Das Info-Center (Register Vorgänge) wurde bezüglich der Prüfpunkte bezogen auf Vorgänge vereinheitlicht und entspricht nun denen des Navigationsbereichs. Dies umfasst insbesondere die separierte Prüfung aktueller, ungelesener und zukünftiger Vorgänge.
Weiterhin wurde folgender Prüfpunkt zusätzlich aufgenommen, der bisher schon im Navigationsbereich verfügbar war:
Um die gemeldeten Vorgänge auch im Auswahlformular der Vorgangsverwaltung anzeigen lassen zu können, wurden folgende Auswahlmöglichkeiten im Feld Status zusätzlich integriert:
Das Info-Center (Register Zusatz) wurde um den Prüfpunkt fällige Verwalterentgelte erweitert. Die Prüfung erfolgt immer mit dem aktuellen Tagesdatum und meldet Verwalterentgelte, deren Fälligkeitsdatum erreicht ist und somit in Rechnung gestellt werden können.
Wasser und Abwasser werden nach Verbrauch umgelegt. Beide Kostenarten werden jedoch auf verschiedenen Sachkonten gebucht und sollen direkt von diesen Konten umgelegt werden. Da der Verbrauchsschlüssel kontenbezogen ist, müssten die Verbrauchswerte doppelt erfasst werden. Um sich die Doppelerfassung zu sparen, können die Werte auf einem der betroffenen Konto (bspw. Wasser) erfasst und von dort auf ein anderes Konto (bspw. Abwasser) kopiert werden.
Die Verwendung des Umlageschlüssels Zähler-Umlagen 600-699 wird zwar grundsätzlich als gute Alternative empfohlen, ist jedoch nicht in allen Konstellationen nutzbar.
Im Abrechnungsformular unter Register WEG > Register RL im Detail steht nun die neue Option Fehlbeträge für Außenstände früherer Abrechnungsjahre zur Verfügung. Die Darstellung der Rücklage im Detail bietet die Aufschlüsselung je (Soll)-Rücklage. Es können verschiedene Detailstufen gewählt werden.
Folgende Einstellungen sind wählbar:
•mit Fehlbeträgen detailliert je WJ, Konto, Eigentümer (kombinierbar mit Mindestfehlbetrag)
•mit Fehlbeträgen detailliert Eigentümer (kombinierbar mit Mindestfehlbetrag)
•mit Fehlbeträgen detailliert je WJ
•ohne Fehlbeträge (wie bisher)
Im Abrechnungsausdruck werden die entsprechenden Außenstände nach gewählter Detailstufe ausgegeben.
WICHTIG:
Nur wenn diese Rubrik im Berechnungslauf ausgewählt wurde, werden die Beträge auch je Rücklage im Abrechnungsergebnis aufgeteilt und dementsprechend gebucht. Wird diese im Umkehrschluss nicht mit ausgewählt, erfolgt keine Aufteilung des Abrechnungsergebnisses auf die einzelnen Rücklagen. Aus diesem Grund ist eine Aufschlüsselung von Fehlbeträgen in Folgejahren nicht bzw. nur durch anwenderseitigen Eingriff möglich.
Nachträgliche Zuordnung der Rücklagen über "Buchung Bearbeiten"
Um Fehlbeträge schon abgerechneter Abrechnungsjahre den einzelnen Rücklagen zuordnen zu können, steht im Bearbeitungsformular der Buchung die Wahl der Rücklage für IHR-Abrechnungskonten zur Verfügung (siehe auch Kontoauszug > bearbeiten).
Nachträgliche Zuordnung der Rücklagen über "Buchung aufteilen"
Weiterhin können Rücklageergebnisse schon abgerechneter Abrechnungsjahre nachträglich auf mehrere Rücklagen im Kontoauszug aufgeteilt werden (siehe auch Kontoauszug > Einzelkonten > aufteilen). Eine Buchung kann hier auf bis zu 4 Teilbeträge aufgeteilt werden.
Nachträgliche Zuordnung der Rücklagen über "Buchung umbuchen/aufteilen/zusammenfassen"
Alternativ steht die Funktion Kontoauszug > Einzelkonten > umbuchen/aufteilen/zusammenfassen zur nachträglichen Bearbeitung zur Verfügung. Eine Buchung kann hier über das Kontierungsformular auf beliebig viele Teilbeträge aufgeteilt werden.
Im Zahlungsträger selbst kann die Bankverbindung nun einfach ausgewählt werden.
Tipp:
Im Rahmen der Sondereigentumsverwaltung kann es in Verbindung mit eigentümerspezifischen SEV-Bankkonten sinnvoll sein, auch das jeweilige für die SEV-Verwaltung verwendete Bankkonto (bspw. für Mieteinnahmen) aus der Hauptebene anzusprechen. Ein Hausgeld-Abrechnungsguthaben aus der H-Ebene könnten somit auf das SEV-Bankkonto übertragen und von dort an den Mieter im Falle eines Betriebskosten-Abrechnungsguthabens überwiesen werden.
Die E/A-Abrechnung kann nun auch wahlweise nach Konten sortiert werden. Bisher wurde nur die Sortierung nach Nutzern angeboten.
Tipp:
Im Rahmen der Sondereigentumsverwaltung kann es in Verbindung mit eigentümerspezifischen SEV-Bankkonten sinnvoll sein, auch das jeweilige für die SEV-Verwaltung verwendete Bankkonto (bspw. für Mieteinnahmen) aus der Hauptebene anzusprechen. Ein Hausgeld-Abrechnungsguthaben aus der H-Ebene könnten somit auf das SEV-Bankkonto übertragen und von dort an den Mieter im Falle eines Betriebskosten-Abrechnungsguthabens überwiesen werden.
Im Lieferantenstamm können nun zusätzliche Merkmale im Rahmen der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) hinterlegt werden. Typischerweise bilden diese im Gegensatz zum Nutzer nicht die Einwilligung zur Datenverarbeitung ab, sondern eine beidseitig geschlossene AVV (Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung).
In der Benutzerverwaltung ausgeschlossene Firmen und Bankkonten können nun zum einen besser vom Administrator gefiltert sowie im Falle von ungewollten Bankkontenausschlüssen besser von Anwender identifiziert werden.
Hierzu wurden in der Benutzerverwaltung weitere Filter und Spalten integriert.
Unter Objekt > Register Bankkonten werden ausgeschlossene Bankkonten rot eingefärbt, soweit der Anwender Zugriff auf das jeweilige Objekt hat.
Weiterhin können im Bankkontenstamm gesperrte Bankkonten identifiziert werden.
Bei der Erstellung einer E‑Mail aus der Vorgangsverwaltung wird nun der Objekt-Ort zusätzlich im Betreff ausgegeben. Bisher wurde hier nur die Objekt-Straße ausgegeben.
Analog zum Aufteilen, Zusammenfassen und Umbuchen von Objekt-Sachkonten können nun auch Nutzer-Einzelkonten in ähnlich komfortabler Weise im Kontoauszug bearbeitet werden.
Über die Kontextfunktion Einzelkonten > aufteilen können Buchungen im Kontoauszug auf bis zu 4 Teilbeträge unter Beibehaltung der übrigen Buchungsinformationen wie Buchungstext, Belegnummer, Belegdatum und Konto aufgeteilt werden.
Über die Funktion Einzelkonten > umbuchen/aufteilen/zusammenfassen können Buchungen auf beliebig viele Teilbeträge aufgeteilt werden. Hierbei sind sämtliche Buchungsinformation frei zugänglich und editierbar. Sie stellt demnach eine erweiterte Funktionalität zur Funktion Aufteilen dar.
Im Zahlungsträgerimport berücksichtigt die automatische Zuordnung zu Offenen Posten nun auch die OP-Sperren.
Hierbei wird in einem ersten Zuordnungslauf bevorzugt nach nicht gesperrten Offenen Posten gesucht und ein ggf. passender automatisch zugeordnet. Bringt dieser Zuordnungslauf noch kein Ergebnis, dann wird in einem zweiten Zuordnungslauf nach sämtlichen Offenen Posten inkl. gesperrter Offener Posten gesucht.
Der zweite Zuordnungslauf entspricht der bisherigen Vorgehensweise.
Bei der Erfassung der Festbeträge wird jetzt vorab die Brutto- bzw. Netto-Erfassung gewählt. Diese legt bei der Eingabe eines MwSt.-Betrages fest, ob der Brutto- oder der Netto-Betrag daraufhin neu berechnet wird.
Tipp:
Bisher wurde grundsätzlich der Netto-Betrag angepasst, wenn der USt.-Betrag eingegeben wurde. Dies war in bestimmten Konstellationen (bspw. gemischte USt.-Sätze) ungünstig und hat zudem einige Anwender irritiert.
In der Vorgangsverwaltung steht nun die Funktion Exportieren > Datengitter zur Verfügung. Dieser einfache Export wird schon in vielen Programmteilen bereitgestellt und erstellt einen Excel-Export mit der Spaltenreihenfolge auf Grundlage des SIDOMO-Datengitters.
In der OP-Verwaltung wurde bisher lediglich der Nutzer-Zeitraum für die Selektion aktueller, früherer & zukünftiger Nutzer berücksichtigt.
Ab sofort werden auch dem Nutzer übergeordnete Stammdaten wie Firma, Objekt und Einheit berücksichtigt. Diese Funktionsweise entspricht nun der des Nutzerstamms.
Die folgende Übersicht schlüsselt die Benutzerrechte gemäß den bisher existierenden Benutzerrechten auf und dokumentiert die Übernahme bei der Datenumsetzung im Rahmen des Updates:
bisheriges Recht
neue Rechte
Voreinstellung
Stammdaten hinzufügen
•Objekt hinzufügen
•Einheit hinzufügen
•Nutzer hinzufügen
gemäß bisherigem Recht
Stammdaten bearbeiten
•Objekt bearbeiten
•Einheit bearbeiten
•Nutzer bearbeiten
gemäß bisherigem Recht
Stammdaten ergänzen (nur nicht-relevante Daten wie bspw. den Ansprechpartner)
Am 25.05.2018 ist die EU-Datenschutzgrundverordnung in Kraft getreten. In Sidomo kann nun wahlweise das Vorliegen einer nutzerbezogenen Einwilligung zur Speicherung personenbezogener Daten (sofern erforderlich) hinterlegt werden.
Im Nutzerstamm stehen dafür folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
Auswahlformular:
•im Datengitter gibt es die neuen Spalten DSGVO und DSGVO: erteilt am
•im Register Nutzer kann in der Gruppe DSGVO das Datum der Einwilligung (sofern erforderlich) und ein beliebiger Text hinterlegt werden
Änderungsformular:
•im Register Nutzer kann beim Punkt DSGVO das Datum der Einwilligung geändert werden
Nutzerblatt
•im Abschnitt DSGVO werden das Datum der Einwilligung und der hinterlegte Text ausgegeben
Hinweis:
Zu beachten wären die Fälle nach Art. 6 I b) (Erfüllung eines Vertrages) bzw. Art. 6 I c) DS-GVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung), wonach eine Einwilligung nicht erforderlich sein könnte.
Tipp:
Das Memofeld kann genutzt werden, um bspw. Verarbeitungstätigkeiten (z. B. Datenübermittlung an Dritte) im Rahmen der Rechenschaftspflicht zu dokumentieren.
Die Skonto-Daten können nun unter Lieferant > Register Buchhaltung hinterlegt und anschließend bei der Erfassung der Rechnungseingänge verwendet werden. Folgende Eingaben sind erfassbar:
•Fälligkeit: Frist in Tagen nach Beleg-Datum (Zahlungsziel)
•Skonto: Frist in Tagen nach Beleg-Datum für Berechtigung zum Skonto-Abzug
•Skonto: Prozentsatz des Skonto-Abzuges
Die Skonto-Daten können zwar auch ohne aktivierte Modul Kreditorische Buchhaltung) hinterlegt werden. Jedoch ist die Funktionalität nur unter Einsatz dieses Moduls i.V.m. der Rechnungseingangserfassung verfügbar.
Wahlweise können die einzelnen Skonto-Daten auch über die Kontextfunktion Ändern in mehrere Lieferanten eingetragen werden, soweit keine individuellen Angaben erforderlich sind.
Die Skonto-Daten werden unter Buchungserfassung > Rechnungseingangserfassung vorgeschlagen. Die Beträge für den Skonto-Abzug und den skontierten Zahlungsbetrag werden automatisch berechnet, soweit die Rechnungsbeträge erfasst wurden.
Wurden noch keine Skonto-Daten erfasst, dann können diese direkt aus dem Buchungsformular über den Lieferanten eingetragen werden.
2.Schaltfläche Nutzergruppe ruft direkt den Stammsatz der Nutzergruppe auf (bisher wurde dies nur für Nutzer unterstützt)
Nutzer von Nutzergruppen können wahlweise zusammengefasst angemahnt werden, wenn unter Nutzergruppe > Register Verwaltung die Option Mahnungen der zugeordneten Nutzer je Objekt zusammenfassen aktiviert wurde.
In der Kontenübersicht (komprimiert) werden u.a die Nebenkosten je Monat und je Quadratmeter ermittelt. Sie können dem Vergleich mit Benchmarks dienen bzw. Aufschluss über die anzusetzenden Nebenkosten-Vorauszahlungen neuer Mieter dienen.
Im Rahmen der Rechnungserstellung für Mieter (Dauermietrechnung) wird nun auch der Rechnungszeitraum als eigenständige Variablen ausgegeben. Im Vorliegenden Fall werden der Vom- und der Bis-Zeitraum mit folgenden Variablen abgebildet:
Bei Verwendung des Moduls Datenbank-Sicherheit kann der Administrator unter Optionen > Register Allgemein > Register Anmeldung folgende neue Bedingung für die Passwörter der Benutzer definieren:
•das Passwort darf höchstens eine Länge haben von ... Zeichen
Im Kontoauszug stehen nun weitere Selektionen für den ESt.‑Abzug gemäß §35a EStG zur Verfügung. Bisher konnten nur die Teile von Buchungen gefiltert werden, die als abzugsfähig bzw. nicht abzugsfähig deklariert wurden. Ab sofort können auch die gesamten Buchungen gefiltert werden, bei denen zumindest ein Teil abzugsfähig ist. Dadurch können die Beträge im Ausweis gemäß §35a EStG leichter überprüft werden.
Folgende Filter stehen nun zur Verfügung:
•alle
•nur Buchungen für ESt.-Ausweis (neu)
•nur Buchungen nicht für ESt.-Ausweis (neu)
•nur Teilbuchungen mit ESt.‑Abzug
•nur Teilbuchungen ohne ESt.‑Abzug
Die neuen Filter nur Buchungen für ESt.-Ausweis selektiert also alle Teilbuchungen des überwiesenen Gesamtbetrags, die auch im ESt.-Ausweis berücksichtigt werden. Bei Aufruf des Kontoauszuges aus dem ESt.-Ausweis wird der Filter nun automatisch gesetzt.
Im Rücklagestamm werden nun innerhalb des Infobereichs die bisher gemeinsam ausgegebenen Positionen Kapitalertragssteuer (KESt) und Solidaritätszuschlag (Soli) getrennt ausgewiesen.
Das Bearbeiten von Buchungen aus früheren Wirtschaftsjahren kann nun effektiver als zuvor reglementiert werden. Dabei wird auf bestehende Funktionsroutinen und Abläufe zurückgegriffen.
Eine Abrechnung, die archiviert, versandt oder sogar schon bebucht wurde, kann direkt folgende Bearbeitungsbeschränkungen auslösen
•Stufe #1 - Abrechnung wurde "archiviert" bzw. als archiviert markiert
- Das Bearbeiten einer Buchung muss in einem Meldungsformular durch Passwort-Eingabe bestätigt werden.
•Stufe #2 - Abrechnung wurde "versandt" bzw. als versandt markiert
- Das Bearbeiten einer Buchung muss in einem Meldungsformular durch Passwort-Eingabe bestätigt werden.
- Das Benutzerrecht Buchungen erfassen und bearbeiten, wenn die Abrechnung des Wirtschaftsjahres schon versandt wurde aktiviert
•Stufe #3 - Abrechnung wurde "gebucht" bzw. als erledigt markiert
- Das Bearbeiten einer Buchung muss in einem Meldungsformular durch Passwort-Eingabe bestätigt werden.
- Das Benutzerrecht Buchungen erfassen und bearbeiten, wenn die Abrechnung des Wirtschaftsjahres schon gebucht wurde aktiviert
Für die Erfassung und Bearbeitung von Buchungen, für deren Wirtschaftsjahr schon eine Abrechnung versandt bzw. gebucht wurde, wurden folgende neuen Rechte unter Extras > Benutzer > Rechte integriert:
•Buchungen erfassen und bearbeiten, wenn die Abrechnung des Wirtschaftsjahres schon versandt wurde
•Buchungen erfassen und bearbeiten, wenn die Abrechnung des Wirtschaftsjahres schon gebucht wurde
Folgende Benutzerrechte wurden hinzugefügt und können fortan berechtigten Anwendern zugestanden werden:
bisheriges Recht
neue Rechte
Voreinstellung
-
Buchungen erfassen und bearbeiten, wenn die Abrechnung des Wirtschaftsjahres schon versandt wurde
deaktiviert
-
Buchungen erfassen und bearbeiten, wenn die Abrechnung des Wirtschaftsjahres schon gebucht wurde
Unter Benutzer > Rechte wurde folgendes Benutzerrecht für die Bearbeitung von Offenen Posten geschaffen, die vor dem unter Objekt > Register Buchhaltung erfassten Monatsabschluss liegen
•Offene Posten ausziffern/erzeugen/entfernen, deren Buchungen vor dem Monatsabschluss liegen
In der Regel bietet sich die Verwendung dieser Option mit der FiBu-Schnittstelle an und korreliert mit folgendem schon existierenden Benutzerrecht
•Offene Posten ausziffern/erzeugen/entfernen, deren Buchungen vor dem Monatsabschluss liegen
Im Zahlungsträgerimport können nun doppelte und fehlerhafte Umsätze einfacher ausgewählt und gelöscht werden.
Die Info-Spalte des Datenbereichs und der Statusbereich beinhalten zudem qualifiziertere Informationen zu nicht verarbeitungsfähigen Umsätzen. Dabei wird nun analog zu den schon bestehenden Filtern zwischen fehlerhaft (bspw. IBAN fehlerhaft) und fehlender Betrag (bspw. Serviceinformationen der Bank) unterschieden.
Im Statusbereich können doppelte und fehlerhafte Umsätze sowie Umsätze ohne Betrag ausgewählt und/oder gelöscht werden.
Die Zugriffszeiten in diversen Buchungsauswertungen wurden bei der Selektion einer objektspezifischen Nutzergruppe (= alle Nutzer der Nutzergruppe befinden sich in einem einzigen Objekt) deutlich um ca. 55-85% verringert. Folgende Auswertungen beinhalten die Optimierung:
Im Grunddaten-Programmteil Institute können nun ungenutzte Institute auf einfache Art und Weise gelöscht werden.
Als ungenutzt gelten Institute mit folgenden Bedingungen:
•keine Zuordnung zu den Stammdaten (bspw. Bankkonten, Objekt, Lieferant oder Nutzer)
Bevor das Löschen vorgenommen werden kann, werden ungenutzte Institute automatisch über den zusätzlich bereitgestellten Filter nur ungenutzte Institute vorselektiert. Anhand der anschließend aufgelisteten Institute kann nun eine anwenderseitige Prüfung der betroffenen Institute erfolgen, bevor der eigentliche Löschvorgang vom Anwender gestartet wird.
Hinweis:
Da Institute unabhängig von den Objekt-Stammdaten vorgehalten werden, bleiben diese häufig beim Löschen von alten Objekten erhalten. Gleiches gilt für das Löschen von Bankkonten, Lieferanten und Nutzern.
Ab sofort stehen in den Buchungstexten und Verwendungszwecken auch Jahresvariablen für Vor- und Folgejahre zur Verfügung, ähnlich wie es bisher schon bei den Tages-, Monats-, Quartals- und Halbjahresvariablen der Fall war.
Tipp:
Üblicherweise wird das Belegdatum als Grundlage für die verwendete Datumsvariable herangezogen. Bei der Erstellung von Zahlungsträgern gilt bspw. der Fälligkeitstermin als Grundlage. Sollte kein Belegdatum und kein Fälligkeitstermin verfügbar sein, wird die Datumsvariable mit dem Systemdatum befüllt.
Ab sofort stellt SIDOMO einen eigenen Taschenrechner zur Verfügung. Er kann entweder direkt aus Betragsfeldern oder sonstigen Eingabefeldern für Zahlen über das Tastenkombination bzw. über das Kontextmenü aufgerufen.
Wie funktioniert der Rechner?
•Beim Aufruf des Rechners aus dem Betragsfeld wird der ggf. dort eingetragene Zahlenwert für die Berechnung übernommen.
•Es kann sofort gerechnet werden. Das Ergebnis wird in Echtzeit ermittelt, es ist kein Bestätigen über Enter oder dergleichen erforderlich.
•Über Enter bzw. OK wird das Ergebnis direkt in das Eingabefeld übernommen.
Der Taschenrechner kann alternativ auch über Extras > Taschenrechner bzw. die Favoriten aufgerufen werden.
Im Taschenrechner stehen die Grundrechenarten inkl. Klammersetzung zur Verfügung. Die Rechnung und das Ergebnis können -soweit dieser nicht direkt aus einem Betragsfeld oder Ziffernfeld aufgerufen wurde- in die Zwischenablage übergeben, und anschließend u.a. über die Tastenkombination STRG + V an einer beliebigen Position eingefügt werden.
Hinweis:
Wird der Taschenrechner aus Betrags- oder Zahlenfeldern aufgerufen, wird mit der dort verfügbaren Anzahl an Dezimalstellen gerechnet und gerundet.
Ob Rechnungsnummern je Firma oder firmenübergreifend (also für die gesamte Datenbank fortlaufend) vergeben werden, wird unter Extras > Option > Buchhaltung > Gruppe Rechnungsstellung vom Administrator festgelegt. Bei der Datenumsetzung wird die Option Rechnungsnummern je Firma voreingestellt.
Verwalten von Rechnungsnummern
Über Übersichten > Rechnungsstellung können sämtliche in SIDOMO generierten Rechnungsnummern verwaltet werden. Sie beinhaltet u.a. Informationen zu
•Herkunft nach Programmteil (Index, Verwalterentgelt, Abrechnung, Rechnungsstellung)
•Datum und Uhrzeit der Erstellung
•betroffenem Stammsatz (Objekt, Nutzer)
Sollen Rechnungsnummern nochmals verwendet werden, so können diese mit entsprechendem Benutzerrecht gelöscht werden. Dies kann bspw. dann sinnvoll sein, wenn Rechnungen zwar falsch erstellt, aber noch nicht an den Rechnungsempfänger versandt wurden.
Berechtigung zum Erzeugen und Löschen von Rechnungsnummern
Ob Rechnungsnummern vergeben bzw. gelöscht werden können, ist vom jeweils aktivierten Benutzerrecht unter Extras > Benutzer > Rechte abhängig. Folgende Benutzerrechte stehen zusätzlich zur Verfügung:
•Rechnung hinzufügen (standardmäßig aktiviert)
•Rechnung löschen (standardmäßig deaktiviert)
Auswahlfunktion für verwendete Rechnungsnummern (je Programmteil)
Verwendete Nummernkreise können ganz einfach aus dem jeweiligen Programmteil angezeigt und ausgewählt werden. Dazu genügt ein Klick im Feld Nummernkreis.
Ein verwendeter Nummernkreis (ggf. auch ein leerer) wird erneut vorgeschlagen, soweit dieser in der jeweiligen Firma sowie im betroffenen Rechnungsjahr schon einmal verwendet wurde. Die Vergabe der laufenden Nummer erfolgt grundsätzlich automatisch. Wurden außerhalb von SIDOMO Rechnungsnummern generiert, dann kann die laufende Nummer manuell heraufgesetzt werden. Eine erneute Verwendung einer schon einmal vergebenen Rechnungsnummer wird im Gegensatz dazu wirksam verhindert, indem eine manuell herabgesetzte Rechnungsnummer ignoriert und mit der korrekten nächstfolgenden begonnen wird.
Wahlweise Verwendung ohne Nummernkreis - nur mit laufender Rechnungsnummer
Wahlweise können Rechnungsnummern nun auch ohne Nummernkreis vergeben werden. Dies war grundsätzlich nur in der Abrechnung bzw. als Workaround möglich. Ab sofort wird dies in sämtlichen Programmteilen in denen eine Rechnungsnummer erzeugt werden kann unterstützt.
Dem Anwender steht es demnach frei, eine für die Firma gemeinsame laufende Rechnungsnummer oder separate Nummernkreise zu vergeben, wie es bspw. für verschiedene Herkunftsbereiche (Abrechnung, Dauermietrechnung, Indexmieterhöhung, Verwalterentgelt) sinnvoll sein könnte.
Vergabe der Rechnungsnummern je Rechnungsjahr
In sämtlichen Programmteilen in denen eine Rechnungsnummer erzeugt werden kann, wird nun auch das Rechnungsjahr abgefragt.
Das Abrechnungsjahr wird gemäß dem Rechnungsdatum vorgeschlagen und kann wahlweise vom Anwender geändert werden, um ein abweichend vom Kalenderjahr laufendes Berichtsjahr abzubilden.
Besonderheit in der Abrechnung
Beim erstmaligen Berechnungslauf werden die Rechnungsnummern erzeugt, soweit das Häkchen bei Rg.-Nummern erzeugen und Pflichtangaben gemäß Richtlinie drucken gesetzt ist. Handelt es sich also um einen Probelauf, so sollte die Option entsprechend deaktiviert werden.
Bei jedem weiteren Berechnungslauf greift SIDOMO auf die ggf. erzeugten Rechnungsnummern zurück, sodass Rechnungsnummern nicht mehrfach erzeugt werden.
Muss eine Abrechnung nach erfolgtem Versand nochmals zum Zwecke der Abrechnungskorrektur erstellt werden, so kann dies wahlweise über die Option Rechnungsnummern immer erzeugen (siehe Abb. Nr. 1) veranlasst werden. Diese Einstellung generiert grundsätzlich neue Rechnungsnummern und greift nicht auf die vormals vergebenen Rechnungsnummern (siehe Abb. Nr. 2) zurück.
1.Beim Mahnen einer Nutzergruppe zählt nun nur noch der Saldo der gesamten Nutzergruppe, unabhängig ob ein einzelner Nutzer dieser Nutzergruppe einen Negativsaldo (Guthaben) aufweist.
2.Wird nur eine bestimmte Nutzergruppe ausgewählt, dann wird die Funktion Mahnen auch bei einem Negativsaldo (Guthaben) ausgeführt. Dies ist nun identisch mit der Handhabung eines einzelnen Nutzers, bei dem auch bisher schon Guthabensalden in ein Serienbrief übergeben werden können. Die Funktion Mahnen nimmt die Funktion zur Mitteilung eines bestehenden Guthabensaldos wahr.
Wird die WEG-Jahresabrechnung (Hausgeldabrechnung) nur für den zum Stichtag gültigen Eigentümer als Abrechnung der gesamten Einheit erstellt, so wurden bisher frühere Eigentümer auch im Export ignoriert.
Ab sofort werden frühere Eigentümer nun auch berücksichtigt, soweit für diese ein ESt.-Ausweis gemäß §35a EStG erstellt wurde. Der frühere Eigentümer wird jeweils nach dem gültigen Eigentümer der Einheit einsortiert, gleich welche Sortierung gewählt wurde oder ob eine Nutzergruppe mit zusammengefassten Abrechnungen betroffen ist.
Hinweis:
Voraussetzungen:
1.nur Export aus der Abrechnung (bspw. Abrechnungsbrief mit allen Rubriken (duplex).doc)
2.Modul Office Plus aktiv
3.Abrechnung im Modus nur eine Abrechnung je Einheit für den Eigentümer zum Stichtag durchgeführt
4.ESt.-Ausweis gemäß §35a EStG berechnet
Wird eine zeitanteilige Abrechnung erstellt, wurden bisher schon sämtliche Eigentümer des Abrechnungszeitraums berücksichtigt. Diese Variante bleibt unverändert bestehen.
Ähnlich wie in der Gesamtabrechnung werden nun Kosten und Erträge in separaten Rubriken ausgewiesen. Im Einstellungsformular der Abrechnung unter dem Register Modus wird die Einstellung automatisch auf Kosten und Erträge getrennt ausgeben (SIDOMO-Standard) gesetzt. Wahlweise kann diese jedoch auf den bisherigen Zustand zurückgesetzt werden, wodurch Kosten und Erträge weiterhin in einer Rubrik ausgewiesen werden.
Die bisherige Rubrik Bewirtschaftung (Kosten & Erträge) wird in die 2 Rubriken Bewirtschaftung (Kosten) und Bewirtschaftung (Erträge) aufgeteilt.
Beide Rubriken werden ebenfalls in der Rubrik Zusammenfassung abgebildet.
Im Zahlungsträgerimport wird nun bei Verwendung des CAMT.53-Formats nicht nur die laufende ElectronicSequenceNumber(Feld ElctrncSeqNb), sondern auch die juristische Auszugsnummer (Feld LglSeqNb) als optionale Information übertragen. Die juristische Auszugsnummer ist identisch mit der Nummer des Papier- oder PDF-Auszuges und kann somit besser als Belegnummer für die Buchhaltung Verwendung finden.
Existiert diese juristische Auszugsnummer in der Umsatz-Datei, dann wird diese nun anstelle der bisherigen laufenden Nummer als Belegnummer in die SIDOMO-Buchhaltung übernommen. Das CAMT.53-Format wird u.a. von der Bankings-Software ProfiCash verwendet.
Hinweis:
Auszug aus der Mitteilung von ProfiCash:
"Für die Nummerierung der Auszüge ist gemäß der Spezifikation allein die "ElectronicSequenceNumber" (Pflichtfeld im camt053) maßgeblich, die auf Tagesbasis (sofern Umsätze enthalten) die Auszüge mit vorangestellter Jahreszahl hoch zählt.
Diese Zählung weicht häufig von der juristischen Auszugsschreibung (Papier oder PDF-Auszug) ab, weil dort andere Erstellungszyklen festgelegt sind. Für viele Kunden und Prüfer ist daher eine Angabe der juristischen Auszugsnummer "LegalSequenceNumber" (Optionales Feld, rein informativ) für eine Zuordnung der Umsätze des camt-Auszugs erforderlich. Wir werden Ihnen ab dem 13.11.2017 zusätzlich das optionale Feld "LegalSequenceNumber" im C53 zur Verfügung stellen. Dieses wird mit der juristischen Auszugsnummer befüllt. Die Nummerierung erfolgt ausschließlich auf Basis der Auszugsnummer des Papier- oder PDF-Auszugs und kann ggf. auch für mehrere Tage (z. B. bei monatlicher Zählung) den gleichen Wert enthalten. Die künftige Befüllung des optionalen Feldes <LglSeqNb> führt nicht zu einer Veränderung der Nummerierung im Feld <ElctrncSeqNb>. Das Feld <ElctrncSeqNb> wird durch diese Umstellung nicht beeinflusst und lückenlos weiter fortlaufend befüllt."
Im Bankkontenstamm können nun ungenutzte Bankkonten auf einfache Weise gelöscht werden.
Als ungenutzt gelten Bankkonten mit folgenden Bedingungen:
•keine Zuordnung zu den Stammdaten (bspw. Objekt)
•keine zugeordneten Buchungen
Bevor das Löschen vorgenommen werden kann, müssen ungenutzte Bankkonten über den zusätzlich bereitgestellten Filter nur ungenutzte Bankkonten vorselektiert werden. Anhand der aufgeführten Bankkonten kann vorab eine anwenderseitige Prüfung der betroffenen Stammsätze erfolgen.
Hinweis:
Da Bankkonten und Lieferanten unabhängig von den Objekt-Stammdaten vorgehalten werden, blieben diese häufig beim Löschen von alten Objekten erhalten.
Im Lieferantenstamm können nun ungenutzte Lieferanten auf einfache Weise gelöscht werden.
Als ungenutzt gelten Lieferanten mit folgenden Bedingungen:
•keine Zuordnung zu den Stammdaten (bspw. Dienstleister, Verwalterentgelt usw.)
•keine zugeordneten Buchungen
Bevor das Löschen vorgenommen werden kann, müssen ungenutzte Lieferanten über den zusätzlich bereitgestellten Filter nur ungenutzte Lieferanten vorselektiert werden. Anhand der aufgeführten Lieferanten kann vorab eine anwenderseitige Prüfung der betroffenen Stammsätze erfolgen.
Hinweis:
Da Bankkonten und Lieferanten unabhängig von den Objekt-Stammdaten vorgehalten werden, blieben diese häufig beim Löschen von alten Objekten erhalten.
In den Grunddaten-Programmteilen für die Verwaltung der Ansprechpartner-Merkmale (siehe Grunddaten > Ansprechpartner > Adressanrede/Briefanrede/Titel/Staat) werden Löschvorgänge bei bestehenden Ansprechpartner-Zuordnungen blockiert.
Diese Sicherheitsmaßnahme soll ein versehentliches Löschen verhindern.
Bisher konnte die Löschung nach erfolgter Meldung über bestehende Zuordnungen vorgenommen werden, indem die Zuordnungen einfach aufgehoben wurden. Bei dieser Vorgehensweise konnten leere Feldeinträge zurückbleiben.
Um die Zuordnung aufzuheben, können die entsprechenden Stammsätze über das Register Filter ausgewählt und bspw. über die Funktion Ändern anderen Ansprechpartner-Merkmalen zugeordnet werden.
In den Grunddaten-Programmteilen für die Verwaltung der Ansprechpartner-Merkmale (siehe Grunddaten > Ansprechpartner > Adressanrede/Briefanrede/Titel/Staat) können nun nicht genutzte Arten angezeigt werden.
Ab sofort kann die mit dem Datenbank-Packer erzeugte Datei mit AES-265 (Rijndael-Algorithmus) verschlüsselt werden.
Bei erstmaliger Verwendung kann der SIDOMO-Administrator ein Passwort vergeben und anschließend den Datenbank-Packer starten. Somit wird das Passwort gespeichert und bei sämtlichen Datensicherungen, gleich welcher Benutzer diesen startet, verwendet.
Das Passwort ist später ausschließlich für den Administrator sichtbar und änderbar und wird erst über die Schaltfläche freigegeben.
Unter Extras > Benutzer > Register Rechte kann nun das Benutzerrecht Geschützte Eingabefelder immer freischalten vergeben werden, welches geschützte Eingabefelder direkt editierbar macht, ohne diese vorher über freigeben zu lassen.
Unter Extras > Optionen > Register Allgemein > Register Anmeldung kann die Passwortkomplexität durch die vom SIDOMO-Administrator festgelegte obligatorische Verwendung bestimmter Zeichen erhöht werden. Folgende Zeichentypen können dabei vorgegeben werden:
•mit Buchstaben
•mit Ziffern
•mit Sonderzeichen
Beibehalten werden die Einstellungen zur Passwortlänge und zum Änderungsturnus.
Beim Berechnen des Wirtschaftsplans werden nun folgende Punkte VOR der Berechnung geprüft:
•Besitzt jeder Rücklage-Abrechnungskreis mit neuen Planzahlen mindestens 1 im Kontenplan zugeordnetes Rücklage- Vorauszahlungskonto?
•Existiert je Rücklage-Abrechnungskreis mit neuer Planzahl maximal 1 Rücklage-Vorauszahlungskonto in den Nutzer-Staffeln?
Nach erfolgter Berechnung des Wirtschaftsplans wird nun das Formular für fehlende Rücklage-Staffeln automatisch aufgerufen. Unter anderem werden folgende Punkte geprüft::
•bei einzelnen Nutzern durch die Berechnung bestimmte Staffeln auf den Betrag 0 gesetzt werden
•bei einzelnen Nutzern mehr als 1 Vorauszahlungskonto einem Abrechnungskreis zugeordnet wurden
•bei einzelnen Nutzern ein verwendetes Vorauszahlungskonto keinem bzw. einem nicht berücksichtigten Abrechnungskreis zugeordnet wurden
Die Übersichtsliste der Zähler-Umlagen (600-699) wurde deutlich aufgewertet, indem nun Konflikte, potentielle Unstimmigkeiten und fehlende Zählerstände rot eingefärbt werden:
1.Beginn-Zählerstand fehlt
2.Ende-Zählerstand fehlt
3.Ende-Zählerstand kleiner als Beginn-Zählerstand
4.Zwischenablesung fehlt (Nutzerzuordnung bei Nutzerwechsel nicht möglich)
Zusätzlich stehen eine Info-Spalte im Datenbereich sowie Felder im Statusbereich zur Verfügung. Im Ausdruck werden die Angaben ebenfalls eingefärbt.
Im Buchungsprotokoll beim Buchen der Abrechnung werden Nutzer mit gesetzter Abrechnung-Buchungssperre in einer zusätzlichen Rubrik aufgeführt. Bisher wurden solche Nutzer im Buchungsprotokoll ausgeblendet, wodurch eine ggf. falsch gesetzte Buchungssperre kaum erkennbar war.
Hinweis:
Eine unter Nutzer > Register Abrechnung gesetzt Buchungssperre darf in aller Regel nur für folgende Nutzer gesetzt werden:
•Leerstände (Option wird automatisch gesetzt)
•Mieter mit pauschalen Betriebskosten-Vorauszahlungen
Die Überwachung überschrittener Indexklauseln wurde bezüglich periodischer Indexklauseln insoweit differenziert, indem nun sofort anpassungsfähige und innerhalb der Warnfrist anpassungsfähige Indexklauseln in separaten Rubriken gemeldet werden.
Sofort anpassungsfähige Indexklauseln:
•überschrittene Schwellenwerte
•erreichte Periode
Innerhalb der Warnfrist anpassungsfähig:
•innerhalb der Warnfrist erreichte Perioden
Dies ist sinnvoll, da eine erst innerhalb der Warnfrist (in der Regel beträgt diese 3 Monate) überschrittene periodische Indexklausel im Gegensatz zu sofort anpassungsfähigen Indexklauseln keine akute Handlung des Anwenders erfordert.
In folgenden Programmteilen wurden die Prüfroutinen separiert:
•Info-Center
•Konsistenzprüfung
•Automatische Sollstellung (die Konsistenzprüfung läuft hier vorab obligatorisch)
In der Staffeländerungsliste kann nun zusätzlich zur bisher verfügbaren Gruppierung nach Änderungsmonat auch nach Nutzer gruppiert werden. Dadurch erscheinen sämtliche Staffeländerungen eines Nutzer untereinander, anstelle auf die einzelnen Änderungsmonate verteilt zu werden.
Unter Objekt > Register WEG wird nun ein zusätzliches Feld für die Hinterlegung einer ggf. erforderlichen Verwalterzustimmung im Falle einer Veräußerung bereitgestellt. Zusätzlich steht ein Memo-Feld für evtl. notwendige bzw. sinnvolle Zusatzinformationen zur Verfügung.
Es können folgende 3 Zustände deklariert werden:
•erforderlich
•nicht erforderlich
•undefiniert (nach Datenumsetzung als Voreinstellung gesetzt)
Bei einem Eigentümerwechsel (Nutzer der H-Ebene in einer Wohnanlage) werden diese Informationen im Formular der Nutzer-Neuanlage dargestellt und entsprechend eingefärbt:
Unter Nutzer > Register Kündigung kann der Kündigungsturnus auf halbjährlich ab Erstmals-Datum gesetzt werden. In dieser Einstellung orientiert sich der Ausgangspunkt an einem definierbaren Datum - und nicht am Kalenderhalbjahr. Bisher konnte ein solcher Turnus nur auf jährlich bzw. zweijährlich gesetzt werden.
Beispiel:
Ein Gewerbemietvertrag wird unbefristet geschlossen. Die Parteien vereinbaren zusätzlich einen beidseitigen Kündigungsausschluss von 10 Jahren. Im Anschluss kann der Mietvertrag von beiden Seiten halbjährlich mit einer 3-monatigen Kündigungsfrist gekündigt werden.
Der Mietvertrag beginnt am 01.09.2009. Aufgrund des Kündigungsverzichts kann dieser frühestens zum 30.08.2019 gekündigt werden. Ab diesem Datum kann der Vertrag jeweils halbjährlich zum 28.02./29.02. oder 30.08. mit einer 3-monatigen Frist gekündigt werden.
In den Kontierungsformularen kann die Skonto-Berechnung nun auch für Einnahmen verwendet werden. Dies kann u.U. bei erfolgten Rechnungskorrekturen bzw. Rechnungsgutschriften erforderlich sein. Bisher war diese Funktion bei Einnahmen deaktiviert.
Die Kontierungsformulare finden in folgenden Programmteilen Anwendung:
Das Synchronisieren einer Nutzergruppe kann nun auch wahlweise für die Vertragsdaten erfolgen. Die Vertragsdaten umfassen das Ende-Datum sowie sämtliche Eingaben unter den Registern Optionen und Kündigung. Bisher konnten diese Eingaben nicht synchronisiert werden.
Beispiel:
Das Synchronisieren der Vertragsdaten kann sinnvoll sein, wenn ein Mieter eine Option auf Vertragsverlängerung gezogen hat und sich das Mietvertragsverhältnis auf mehrere Einheiten/Nutzer erstreckt. Gleiches gilt für eine erfolgte Kündigung sowie die erfassten Kündigungsregularien.
In der Regel wird eine Nutzergruppe für ein Mietvertragsverhältnis angelegt, welches sich über mehrere Einheiten bzw. Nutzer erstreckt.
Ab sofort stehen separate Benutzerrechte für Lieferanten (diese haben bisher auch Dienstleister abgedeckt) und für Dienstleister zur Verfügung. Im Rahmen der Datenumsetzung werden die Benutzerrechte für Dienstleister auf Grundlage der Voreinstellung der Lieferanten gesetzt.
Beispiel:
Einem Anwender könnte demnach zwar die Anlage von neuen Lieferanten verwehrt werden, da diese für die Buchhaltung als Kreditoren von besonderer Bedeutung sind, jedoch könnte dieser Anwender nun neue Dienstleister erfassen können, um Zuständigkeiten (Hausmeister, Sanitär, Elektro usw.) sowie Vertragsverpflichtungen (Aufzugsnotdienst, Heizungswartung, Zählerablesung usw.) abbilden zu können.
Grundsätzlich ist ein Dienstleister eine Zuordnung vom einem Lieferanten zu einem Objekt. Er kann somit auch ein bestehendes Vertragsverhältnis abbilden.
Die Kautionszinssätze können nun mit 3 Dezimalstellen erfasst werden. Bisher waren die Kautionszinssätze auf 2 Dezimalstellen begrenzt, was aufgrund der aktuellen Tiefzinsphase in einigen Fällen nicht mehr ausreichend war.
Im Auswahlformular der Vorgangsverwaltung steht nun ein kombiniertes Eingabefeld für die Suche über Vorgangsbezeichnung sowie die Memo-, Journal und Dokumenteinträge zur Verfügung. Es können folgende Suchbereiche gewählt werden:
•nur Bezeichnung
•nur Memo (Memofelder, Journaleinträge und Namen der verknüpften Dokumente)
•Bezeichnung und Memo (Standard nach Datenumsetzung)
Hinweis:
Es werden grundsätzlich sämtliche Teilvorgänge berücksichtigt.
Im Anruf-Formular der Telefonie-Funktion wird nun im Text der Schaltfläche "Vorgänge anzeigen" die Anzeige eigener und aller Vorgänge angezeigt. Über diese Schaltfläche können die betreffenden Vorgänge direkt aufgerufen werden.
Im Info-Center werden nun aktuelle Termine (Termin kleiner/gleich Systemdatum) und zukünftige Termine (Termin größer Systemdatum) in eigenen Meldungsrubriken aufgeführt. Bisher wurden beide lediglich zusammen als offene Termine gemeldet.
In der Jahresabrechnung innerhalb der Rubrik Erläuterung der Umlageverfahren werden nun die Angaben in den Infofeldern ausgegeben. Bisher wurden diese lediglich im Rahmen der Erfassung bereitgestellt.
Die Ausgabe erfolgt automatisch, es bedarf keiner weiteren Option.
Weicht das unter Nutzer > Register Kündigung erfasste Kündigungsdatum vom Ende-Datum (Register Nutzer) ab, so wird dieses zu besseren Sichtbarkeit rot eingefärbt.
Unter Vorgang > Teilvorgang > Kontakt steht nun eine zusätzliche Schaltfläche für die Funktion Kontaktieren zur Verfügung. Bisher konnte diese lediglich über Rechtsklick > Kontaktieren aufgerufen werden.
Im Auswahlformular der Offenen-Posten-Verwaltung wird nun das OP-Datum anstelle des Beleg-Datums als Standard voreingestellt.
Beispiel:
Das OP-Datum filtert Offene-Posten gemäß dem Entstehungsdatum des Offenen-Postens, was in der Regel dem Datum der Sollstellung entspricht. Zudem werden grundsätzlich nur noch nicht ausgeglichene Offene-Posten ausgegeben. Wird bspw. das Bis-OP-Datum 31.12.2017 eingegeben, dann werden nur Offene-Posten dargestellt, die bis zum 31.12.2017 entstanden UND bis heute noch offen (unausgeglichen) sind.
Das Beleg-Datum filtert dem gegenüber Buchungen gemäß deren Belegdatum und sollte aufgrund dessen nur für die Erstellung einer Art Historie verwendet werden. Wird bspw. das Bis-Beleg-Datum 31.12.2017 eingegeben, dann werden die Offenen-Posten so dargestellt, wie sie zum 31.12.2017 waren. Ein späterer Ausgleich (Buchungen mit späterem Beleg-Datum) wird dabei ignoriert.
Über Zahlungsträgerimport > Abgleichen wird nun immer die sinnvollste Option der Suche vorgeschlagen. In der Regel kann dieser Vorschlag übernommen werden. Am einfachsten kann dies durch Bestätigen per Enter-Taste erfolgen.
Bisher wurde grundsätzlich die oberste Option vorgewählt.
Beispiel:
Wird der Fremd-Kontoinhaber mit Nachname, Vornahme übergeben, dann wird vorschlagsweise nach Nachname + Bankkonto gesucht.
Wird der Fremd-Kontoinhaber mit Name übergeben, was in aller Regel bei Firmen bzw. nicht natürlichen Personen der Fall ist, so wird vorschlagsweise nach Name + Bankkonto gesucht.
Beim Kopieren des gesamten Kontenplans bzw. eines bestimmten Kontos wird nun die Option bestehende Konten erhalten anstelle wie bisher bestehende Konten überschreiben vorgeschlagen.
Diese Option ist weitaus sicherer, da existierende Konten mit identischer Kontonummer beim Kopieren ignoriert werden und dadurch keine ggf. ungewollte Veränderung erfahren.
Tipp:
Die Änderungen sind in folgende 9 Typen (Themenbereiche) untergliedert...
•1. Allgemein
•2. Grunddaten
•3. Stammdaten
•4. Übersichten
•5. Buchhaltung
•6. Auswertung
•7. Abrechnung
•8. Extras
•9. Sonstiges
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